FAQ

Leichter zusammenarbeiten

Ausfallmanagement (5)

HLth.care macht es Dir als Teamleitung leichter

HLth.care erleichtert Dir die Arbeit im Ausfallmanagement als Teamleitung doppelt: Einmal dadurch, dass Du strukturiert in einem digitalen Ausfallmanagementprozess vorgehen kannst und dann dadurch, dass durch die Prämien die Bereitschaft der Teammitglieder einzuspringen steigt. Als Teamleitung, bei HLth.care heisst sie „Organisator“, kannst Du Deinen Mitarbeitern eine individuelle Prämie zukommen lassen, wenn sie einen zusätzlichen Dienst übernehmen.

Bei Ausfall E-Mail

Und so gehts: Im Falle des Ausfalls eines Teammitglieds erhältst Du als Organisator eine Nachricht per E-Mail. Darin ist ein Link, der Dich in das HLth.care Managementportal führt. Melde Dich hier mit denselben Daten an, die Du auch in Deiner HLth.care App nutzt. Wenn mehrere Organisatoren für das Team eingerichtet sind, erhalten alle Organisatoren die Mailnachricht. Der Bearbeitungsstand ist für alle im Portal sichtbar. Eine Gefahr doppleter Bearbeitung besteht nicht.

Arbeite im Management Portal

Unten siehst Du die Maske, in Du als Organisator für ausgefallene Dienste Ersatz organisieren kannst. Im Beispiel fallen sechs Dienste aus. Du entscheidest, ob und wer Dienste übernimmt und wie viele Coins als Prämie ausbezahlt werden.

Geldprämien für Deine Leute

Sobald Du diese Eingaben speicherst, ändern sich die Dienstkalender der Teammitglieder. Falls Du Prämien Coins vergeben hast, füllen sich die Konten der Teammitglieder entsprechend. Vereinbare mit Deiner Personalabteilung zuvor den Rahmen, in dem Du HLth.coins als Prämien für das Einspringen gewähren darfst. Die Coins sind echstes Geld wert. Den Kurs zu Deiner nationalen Währung findest Du in der App.  

Wird auf einer Abteilung kurzfristig mehr Personal benötigt, können Team-Leitungen (also alle mit der Rolle Organisator in der App) direkt aus dem Teamkalender den Einsatz von Springerpool-Mitarbeitenden anfordern bzw. anfragen. Die Anfragen landen bei der Springerpool-Leitung die darüber entscheidet, ob Poolmitarbeiter*innen eingesetzt werden können. Falls ja, wird eine Poolmitarbeiter*in für den angefragten Dienst disponiert und alle Beteiligten erhalten hierüber automatisch entsprechende Benachrichtigungen.

Die Anfragen können beliebige Dienste des betroffenen Teams und auch beliebig viele Personen betreffen, die aus dem Pool aushelfen sollen.

Es können auch Anfragen an mehrere Pools gehen. Anfragen können zudem auch nachträglich angepasst und sogar auch wieder zurückgezogen/gelöscht werden.

Und so geht’s:

Poolzugriff einrichten

  • Wähle im Menü [Team] als Admin Dein Team aus
  • Navigiere über das Punkte Icon oben rechts im Team-Chat zu den Teameinstellungen
  • Aktiviere den Schalter „Team setzt Poolpersonal ein“
  • Ab sofort hat das Team im Teamkalender eine zusätzliche Spalte „Spinger“

Poolunterstützung anfordern

  • Wähle im Menü [Teamkalender] in der Spalte „Springer“ das Datum, an dem Unterstützung benötigt wird.
  • Wähle den betroffenen Dienst…
  • und die Anzahl Personen, die Du benötigst
  • Wähle dann das zuständige Poolteam
  • Tippe auf „Senden“
  • Das Poolmanagement wird informiert und Du erhältst Feedback per Push-Message (Ablehnung oder es wird ein Poolmitarbeiter in Deinem Team eingeplant)
  • Wenn Du für weitere Dienste am selben Tag Poolmitarbeiter anfordern möchtest, tippe erneut auf das entsprechende Datum und setze Deine Anfragen fort

Poolmanager Tool

Als Pool-Leitung erhältst Du eine E-Mail und eine Push-Nachricht über die neue Pool-Anforderung. Diese bearbeitest Du dann im Management-Portal. Hierin führt Dich ein Link auf der Mailnachricht. Du erreichst das Portal auch über die App im [Mehr] Menü.

Solltest Du als Poolmanager niemanden auf die Anfrage hin einsetzen können, klicke einfach ohne Disposition auf den „Erledigt“ Button. Der Organisator des anfragenden Teams erhält dann eine entsprechende Absage-Meldung.

So oder so: Nach Deiner Disposition werden alle Beteiligten automatisch informiert und der Job ist erledigt. Kein Telefonieren, kein Mailen, kein Fax, keine Zettelchen oder was auch immer.

Ungeplante Abwesenheiten melden

Mit HLth.care kannst Du Deiner Teameitung (= Organisator) per App mitteilen, wenn Du ungeplant abwesend sein wirst. Den Grund dafür (Krankheit, Unfall, Trauerfall, Kind krank usw.) musst Du in einigen Ländern gegenüber der Teamleitung nicht unbedingt offenlegen. Die App hindert Dich aber nicht daran, das trotzdem zu tun, wenn Du möchtest. Deine Teamleitung erhält eine Nachricht und kann dann für die Dauer Deines voraussichtlichen Ausfalls Ersatzpersonal organisieren, falls welches notwendig ist. Hierzu nutzt sie das HLth.care Management Portal am Desktop Computer oder mit ihrem Smart Device. Du kannst zusätzlich freiwillig und optional auch Deine Teammitglieder über Deine ungeplante Abwesenheit informieren. Der Chattext hierfür wird vom System generiert und Du musst ihn nicht selber eintippen. (Bild oben)  Wenn Du Dich ungeplant abwesend gemeldet hast, wird das auch in Deinen persönlichen Dienstkalender eingetragen. Im Teamdienstplan und auf dem Infoscreen wird bei den betroffenen Diensten ein Warnsymbol eingeblendet. Sobald der Ausfall im Managamentportal bearbeitet wurde, werden die ausgefallenen Dienste im Dienstkalender ausgeblendet. Dieselbe Darstellung findest du auch auf dem Monitor Infoscreen, dem Dienstkalender für Euer Dienstzimmer.  Mit dieser Darstellung hat das Team nun z.B. die Möglichkeit, Arbeit umzuplanen, wenn Krankmeldungen kurzfristig eingehen. Das kann ja auch nachts um 3:00 Uhr passieren und schon den nächsten Frühdienst betreffen. Team und Leitung werden zeitgleich informiert – die Leitung aktiv per Push-Nachricht und E-Mail, das Team passiv durch das Ausfall-Icon. Wie schon bisher KANN das Team auch aktiv im Chat benachrichtigt werden, wenn der/die ausfallende Kolleg*in die Ausfallmeldung entsprechend freigibt.

Krankmeldungen

Du kannst ein Handyfoto von Deiner Krankmeldung machen und eine Information darüber auf einem speziell gesicherten Kanal an die Personalabteilung senden. Wir sichern das Bild mehrfach gegen Einbruch und Diebstahl. Nur eine speziell von Deinem Arbeitgeber/Personalchef autorisierte Person, die wiederum vom Team Admin hinterlegt werden muss, kann die Krankmeldung einsehen, abholen und im System löschen. Geschieht Letzteres nicht, löscht das HLth.care System das Bild von Deiner Krankmeldung selbständig und dauerhaft, dass heisst nicht rekonstruierbar und unwiederbringlich. Doch auch wenn Du noch keine ärztliche Bescheinigung hast, ist der Krankmelde-Prozess auf diesem Wege möglich. Deine Teamleitung wird in beiden Fällen (mit/ohne Bescheinigung Deines Arztes) darüber informiert, dass Du ungeplant abwesend sein wirst.

Und so geht es

  • Wähle im Hauptmenü Deiner HLth.care App den Menüpunkt „Arbeitgeber“
  • Wähle nun in der Liste „Abwesenheitsnachricht“
  • Stelle das Startdatum und das voraussichliche Ende Deiner ungeplanten Abwesenheit ein, indem Du jeweils in die entsprechenden Felder tippst. Es erscheint dann eine Datumseingabe.
  • Wenn Du ein Foto einer ärztlichen Krankheitsbescheinigung hochladen möchtest, tippe in dieses Feld. Es öffnet sich dann Deine Kamera bzw. Dein Fotoalbum. Wähle das Bild mit dem Arztzeugnis aus oder erstelle eines davon. Wenn es Probleme gibt, lies unten weiter bei „Falls etwas nicht funktioniert.“
  • Optional kannst Du eine Nachricht an Deine Teamleitung (bzw. alle Organisatoren des Teams) eintippen.
  • Verwende den Schiebeschalter über dem Textfeld, wenn Du dieselbe Nachricht auch an Dein Team senden möchtest.
  • Tippe auf „Absenden“ und erhalte eine Quittung über den erfolgreichen Versand der Nachricht.
 

Krankmeldungen an freien Tagen

Wenn Du an freien Tagen oder im Urlaub krank wirst, hat das eventuell Auswirkungen auf Dein Arbeitszeitkonto. Über die HLth.care App informierst Du darum die Personalabteilung über den Zeitraum der Krankmeldung und reichst diese per App ein.

Organisatoren und HR-Manager

Organisatoren und HR-Manager erhalten eine Nachricht per E-Mail, wenn Teammitglieder die Abwesenheitsfunktion genutzt haben. Darin befindet sich ein Link zum HLth.care Management Portal. Benutzername und Kennwort sind dieselben, die auch für die App verwendet werden (=HLth.care Account). Im Portal können die anstehenden Aufgaben selbsterklärend abgearbeitet werden. Doch auch wenn Du noch keine ärztliche Bescheinigung hast, ist der Krankmelde-Prozess auf diesem Wege möglich. Deine Teamleitung wird in beiden Fällen (mit/ohne Bescheinigung Deines Arztes) darüber informiert, dass Du ungeplant abwesend sein wirst.

Falls etwas nicht funktioniert

  • In den Grundeinstellungen Deines Smartphones musst Du zum Hochladen von Dokumenten der App den Zugriff auf deine Fotos erlauben.
  • Ausserdem muss in Deinem Team ein HR-Manager eingestellt sein, also jamand aus Eurer Personalabteilung, der Dein Dokument zugestellt bekommt.
  • Ist hier niemand hinterlegt bekommst Du eine Fehlermeldung wenn Du eine ärztliche Bescheinigung hochladen möchtest. Wende Dich dann an Deinen Teamandminstrator (Menü „Team“ => Menü Icon oben rechts „Deine Teammitglieder“. Die notwendige Einstellung kann von allen vorgenommen werden, die „Admin“ oder „Admin+Organisator“ sind. Wichtig: Der HR-Manager benötigt auch einen HLth.care Account. Lade ihn ein, einen solchen zu erstellen.
  • Tipp: Solltest Du in einem kleinen Betrieb arbeiten, in dem der Team Organisator gleichzeitig der Empfänger von ärztlichen Krankmeldungen ist, kann der Team Admin einfach den Organisator/Chef als HR-Manager hinterlegen.
   

Einsatz von Poolpersonal und externen Mitarbeiter*innen

In manchen Teams werden Mitarbeiter*innen aus Personalpools oder auch externe Mitarbeiter*innen eingesetzt. Das können Freelancer sein oder Angestellte von Zeitarbeitsfirmen. HLth.care unterstützt Dich bei der Visualisierung ihrer Einsaätze im Teamdienstkalender. Und so geht’s:

Team Einstellungen

Verwende als Team Administrator in der App im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Team Einstellungen“. Verwende die Schiebeschalter, um externe Mitarbeiter oder Poolmitarbeiter für Dein Team freizuschalten.  

Ausfallmanagement

Im Falle eines ungeplanten Ausfalls eines Teammitglieds, wird dies von diesem über den Menüpunkt „Arbeitgeber“ und dann „Krankheit/Ausfall“ gemeldet. Wie geht das? Danach erhalten die Organisatoren des Teams eine Nachricht. Diese führt sie in das Management Portal, in dem sie den Ausfall managene können Wie geht das? Wurden in den Teameinstellungen externe Mitarbeiter oder Poolmitarbeiter für das Team freigeschaltet, können sie hier als Ersatz für die ausgefallenen Dienste zugewiesen werden. Daraufhin wird das Team über den Team-Dienstekalender über den Einsatz der Aushilfen informiert. Auch auf dem Infoscren werden die zusätzlichen Mitarbeitenden eingeblendet. Was ist das?

Weiterer Ausbau

Diese Funktion ist die erste Stufe der HLth.care Funktionen zum Ausfallmanagement. Wir arbeiten bereits an Erweiterungen, die das Ausfallmanagement noch besser unterstützen.

Unternehmenseigene Springerpools haben unschätzbare Vorteile. Sie sind eine aktive Komponente bei der Bekämpfung des Fachpersonalmangels. Aspekte sind

  • Entlastung der Stammbelegschaft – kein Einspringen im Frei
  • Verlässliche Dienstpläne
  • Stunden-/tageweise Beschäftigung von Fachleuten, die sonst nicht berufstätig wären
  • Reduktion von Personaldienstleister-Kosten
  • Sicherstellung der Dienstleistungsqualität für die Kunden

.

Wer bisher den Aufwand scheute, einen eigenen Personalpool für das Bedarfs- und Ausfallmanagement aufzustellen, erhält nun ein optimales Werkzeug. Wer schon einen Pool aufgebaut hat, verringert mit diesem Poolmanagement-System seine Aufwände ganz erheblich. «HLth.care Team» ergänzt bisher eingesetzte Dienstplanungssysteme um die dynamischen Teammanagement-Komponenten in der laufenden Planungsperiode und rapportiert geleistete Arbeitszeiten per Schnittstelle an PEP und HR Systeme.

Unterstützte Poolarten

  • Poolmitarbeiter haben einen festen Dienstplan, erfahren jedoch erst kurzfristig, an welchem Arbeitsplatz sie eingesetzt werden
  • Poolmitarbeiter übernehmen Dienste, die ein Poolmanager im Team ausschreibt
  • Poolmitarbeiter geben an, wann sie prinzipiell arbeiten könnten und das Poolmanagement nimmt diese Angebote an, oder auch nicht
  • Poolmitarbeiter werden über einen längeren Zeitraum von mehreren Wochen in einem Zielteam eingesetzt
  • Poolmitarbeiter haben einen festen Dienstplan mit Mitarbeiter-individuellen Dienstzeiten und arbeiten zu genau diesen Zeiten in Zielteams, die ein Poolmanager zuweist

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In maximal zwei Schritten zum Ziel

Freemium Modell: App jetzt gleich hier kostenlos downloaden und auf Android / iOS nutzen. Arbeitgeber auf Wunsch über das App Menü einbinden.

Gratis Springerpool-Modul Rollout in drei Stufen

Stufe 0 – seit März 2018
HLth.care Team App und Management Portal mit monatlichem Funktionsausbau in über 2.500 Organisationen weltweit im Einsatz

Stufe 1 – Oktober 2019
Springerpool-Manager kann das eigene Team vollständig per App disponieren. Mitarbeiter erhalten Push-Infos, Zielteams erhalten Chat Nachrichten über die Einsätze. Automatische Aktualisierung aller Dienstkalender.

Diese Praxiserfahrung werden uns nach den ersten Wochen berichtet:
1) Aufwand um 80% gesunken
2) 90% weniger Team-Chat Posts
3) Mitarbeiter und Poolmanager super zufrieden

Stufe 2 – November 2019
Team-Organisatoren können Springerpool-Unterstützung per App und Web anfordern. Springerpool-Manager kann das eigene Team auch per Web disponieren.

Stufe 3 – ab Januar 2020
Optionaler Einbezug externer Personaldienstleister oder Bildung regionaler, Organisationen-übergreifender Pools (wird entwickelt, sobald entsprechende Projektanfragen vorliegen)

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Literatur

Tipp: Das Impulspapier zur Arbeitnehmerüberlassung des Deutschen Berufsverband für Pflegeberufe spricht sich ausdrücklich für hauseigene Pool-Lösungen, vergütete Standby- Systeme usw.“ aus. Lesen

Unter dem Titel „Der Springerpool – Ihr Schutzschild gegen Personalengpässe“ hat sich «PPM PRO PflegeManagement Verlag & Akademie» mit der Thematik Springerpool befasst. Lesen

So bereitest Du Deine App auf den Springerpool-Einsatz vor

Jedes bestehende oder neu angelegte HLth.care Team kann zu einem Poolteam werden. Hierfür gibt es in den Teameinstellungen eine entsprechende Einstellungsmöglichkeit.

Poolmitarbeiter*innen werden nicht auf der eigenen Abteilung eingesetzt. Sie helfen in „fremden“ Teams. Um deren Dienste und Dienstzeiten disponieren zu können ist eine Voraussetzung für diese Einsätze, dass diese fremden Teams und deren Dienste im System angelegt sind.

Empfehlung

  1. Lade die Leiter*innen der Teams, denen dein Poolteam Mitarbeiter*innen entsendet, ein, ihre Teams in «HLth.care Team» anzulegen.
  2. Wichtig ist, dass in den fremden Team-Einstellungen dieselbe Organisation gewählt wird, die auch in deinem Poolteam eingestellt ist. Option „Team setzt Poolpersonal ein“ muss aktiviert sein.
  3. Bitte die fremden Teamorganisatoren die Dienstarten und -zeiten einzustellen, für die dein Poolteam Einsätze leistet.
  4. Selbstverständlich können die neuen Team-Organisatoren optional auch ihre eigenen Teammitglieder zur App-Nutzung einladen und dann ebenso von «HLth.care Team» profitieren, wie Dein Pool Team.

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Ablauf der internen Personalvermittlung

  1. Die Teammitglieder des Personalpools tragen ihre Dienste wie jeder andere HLth.care User in ihren „Meine Dienste“ Kalender ein. Sollte der Pool so organisiert sein, dass er nicht mit festen Dienstplänen sondern mit Springern auf Zuruf arbeitet, tragen die Teammitglieder die Daten ein, an denen sie potenziell zur Arbeit kommen könnten. Entsprechende Dienste-Stammdaten müssen zuvor im Pool-Team angelegt worden sein. Etwa so wie hier im Beispiel gezeigt.
  2. Eine Abteilung meldet dem Poolmanagement einen zusätzlichen Personalbedarf im Zuge des Ausfall- oder Bedarfsmanagements. Diese Meldungen erfolgen bis November 2019 noch über den bisher gewohnten Weg per Telefon E-Mail oder durch persönliche Absprache der Führungspersonen. Ab Version 2.2 wird der Anforderungsprozess dann ebenfalls digital in der App abgebildet.
  3. Der/die Poolmanager*in wählt im Teamkalender das Teammitglied und den Tag aus, für den ein Dienst in einer fremden Abteilung disponiert werden soll.
  4. In dem sich öffnenden Dialog wird nun das Ziel-Team und der betroffene Dienst gewählt.
  5. Das Poolteammitglied erscheint auf dem Dienstplan des Zielteams. Die Disposition des Dienstes wird dem Pool-Mitglied mit einer Pushnachricht gemeldet. Auf der Home-Seite zeigt zusätzlich eine rote Zahl am Glocken-Icon an, dass eine neue Nachricht eingegangen ist. Klickt man auf das Glocken Icon, kann die dort archivierte Nachricht über den disponierten Dienst abgerufen werden.
  6. Im Poolteamkalender wird das neue Springer-Icon angezeigt. Tippst du darauf, erweitert sich die Ansicht um die Abteilungen, in denen die Teammitglieder eingesetzt sind.
  7. Von einem Poolmanager disponierte Dienste können userseitig nicht gelöscht oder zum Tausch angeboten werden.

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So geht es nun weiter

Es freut uns sehr, Dir das neue Modul Poolmanagement vorstellen zu können. Personalpools entlasten die festen Mitarbeiter in den Teams durch ihren Einsatz ganz erheblich. Insbesondere müssen diese in ihrer Freizeit nicht einspringen wenn Not am Mann ist. Ausserdem sind Personalpools eine wunderbare Möglichkeit, Fachleuten, die derzeit sonst gar nicht im Beruf arbeiten würden, einzelne Einsatztage anzubieten. Mit HLth.care gelingt das nun sogar ohne grossen organisatorischen Aufwand.

Die weiteren Ausbauschritte werden nicht lange auf sich warten lassen. Schon im November können Teamleitungen im Rahmen des Ausfallmanagements Springer per App anfordern. Der Prozess beginnt bei der Meldung eines ungeplanten Ausfalls eines eigenen Teammitglieds – ebenfalls per «HLth.care Team» App. Im Bedarfsmanagement muss für dieselbe Anfrage kein Ausfall zu Grunde liegen.

Hast du noch Fragen? Frage steve@hlth.care.
Springerpool-Prozess als PDF downloaden

Springerpool-Organisation war noch nie so leicht wie jetzt

Praxistipp: Wer ist an welchem Einsatzort eingearbeitet?

Im HLth.care Management Portal können organisationsspezifische Fähigkeiten angelegt werden. So kannst Du in Deinem Berufsausweis dokumentieren, auf welchen Stationen und Abteilungen Du eingearbeitet bist.

Besonders, wenn die Springerpools sehr gross sind, erleichterst Du so dem Springerpool-Management die Einsatzdisposition.

In der App kann man im Menü [Mehr] [Unterstützung finden] und mit dieser Funktion alle Personen finden, die bestimmte Skills haben. Das ist auch für die Suche nach eingearbeiteten Poolmitgliedern für bestimmte Abteilungen hilfreich.

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