Tutorials

Was gibt’s Neues? Hier stellen wir Dir neue Funktionen vor. Du hast Fragen zur HLth.care App? In den Tutorials unten findest Du die Antworten. Keine Frage bleibt offen. Wenn doch, frage steve@hlth.care oder fordere Unterstützung an. Unser Nursing Success Management Team kommt gerne auch zu Dir ins Haus und setzt ein komplettes HLth.care Projekt mit Dir und den weiteren Experten vor Ort um, damit Ihr noch schneller von allen Funktionen profitieren könnt.

Persönlicher Dienstkalender (10)

Dein Dienstplan wird mit dem iPhone-Kalender synchronisiert. Du kannst Deine Dienste im iPhone-Kalender nicht nur anzeigen, sondern diese Daten auch Deiner Familie oder Freunden zur Verfügung stellen. Wie Du Deinen Kalender teilen kannst, verraten wir jetzt.

Du kannst Deinen Kalender auf zwei Arten freigeben:

  1. Den Kalender nur mit bestimmten Personen teilen (sie müssen über eine iCloud-Adresse verfügen).
  2. Deinen Dienstplan-Kalender öffentlich freigeben, so dass jeder, der die URL des Kalenders kennt, auf diesen schreibgeschützt zugreifen kann.

 

Und so geht die Freigabe mit anderen Apple Usern

Starte die Kalender-App auf Deinem iPhone und wähle den Punkt „Kalender“ am unteren Bildschirmrand. Du siehst jetzt alle Deine Kalender. Wähle Bereich „iCloud“ Deinen Dienstplan-Kalender, der von der HLth.care App automatisch angelegt wurde. Tippe auf das Info-Symbol und danach auf „Neue Person“. Jetzt kannst Du andere iCloud-Nutzer, zu Deinem Kalender hinzufügen. Lasse in diesem Dienstplan-Kalender nicht zu, dass der hinzugefügte Benutzer Änderungen an Deinem Kalender vornehmen darf. Da die Kalenderdaten aus HLth.care eingetragen werden, würden von Hand hinzugefügte Daten gelöscht. Möchtest Du einen Kalender führen, der von Dir und einem freigegebenen Benutzer gemeinsam bearbeitet werden kann, wähle einen Kalender, der nicht mit einem HLth.care Dienstplan verbunden ist.

So kannst Du den Kalender für Benutzer anderer Betriebssysteme freigeben

Sicher hast Du in Deinem Familien- und Freundeskreis nicht nur iPhone-Benutzer oder Leute, die einen iCloud-Account haben. Für die Benutzer anderer Betriebssysteme ist ein „öffentlicher Kalender“ hilfreich, der in Outlook oder andere Smartphones eingebunden werden kann. Jeder, der die URL kennt, kann auf Deinen Kalender zugreifen.

Starte die Kalender-App auf Deinem iPhone und wähle den Punkt „Kalender“ am unteren Bildschirmrand. Du siehst jetzt alle Deine Kalender. Wähle Bereich „iCloud“ Deinen Dienstplan-Kalender, der von der HLth.care App automatisch angelegt wurde. Tippe auf das Info-Symbol. Danach auf kannst Du den Eintrag „Öffentlicher Kalender“ per Schieberegler aktivieren. Die anschließend automatisch generierte Adresse kannst Du allen Personen senden, denen Du Deinen Dienstplan-Kalender freigeben möchtest.

HLth.care-eigener ICAL Feed

Alternativ kannst Du auch einen HLth.care-eigenen ICAL Feed nutzen. Wähle dazu in Deiner HLth.care App im Menü “Einstellungen” => “Kalendereinstellungen” die Option “Kalender teilen”.

Du erhältst nun einen Link. Dahinter verbirgt sich Dein Dienstplan-Kalender. Wenn Du diesen Link an deine/n Partner/in oder Freunde weitergibst, können sie damit Deinen Dienstplan abonnieren. Wie das genau geht, ist von dem Kalenderprogramm abhängig, das Deine Freunde/Deine Familienmitglieder nutzen. Hier einige Beispiele:
So können Deine Freunde/Familie Deinen Dienstplan in ihren Google Kalender einbauen

Um den HLth.care Dienstplan eines Freundes/Familienmitglieds zu den  eigenen Kalendern hinzufügen, gehst Du so vor:

  • Öffne Deinen Google Kalender auf einem Computer
  • Klicke rechts neben “Weitere Kalender” auf den Abwärtspfeil.
  • Wähle “Über URL hinzufügen”.
  • Gib jetzt die Adresse des HLth.care Kalenders ein, die Du von einem HLth.care User bekommen hast. Die Adresse ist ein sogenannter “ICAL-Link”.
  • Klicke auf “Kalender hinzufügen”. Der Kalender wird daraufhin auf der linken Seite unter “Weitere Kalender” angezeigt.
  • Google weist vorsorglich darauf hin, dass es bis zu 12 Stunden dauern kann, bis die Änderungen im Google Kalender zu sehen sind.

 

So können Deine Freunde/Familie Deinen Dienstplan in ihren Apple Kalender einbauen

Um den HLth.care Dienstplan eines Freundes/Familienmitglieds zu den  eigenen Kalendern hinzufügen, gehst Du so vor:

Voraussetzung für die Anzeige des Kalenders auf Deinem iPhone, iPad oder iPod ist ein Kalenderabonnement auf Deinem Mac. Dieses muss Du zu iCloud hinzufügen. Und so geht’s:

  • Wähle auf Deinem Mac unter “Kalender” die Option “Datei” => “Neues Kalenderabonnement”.
  • Gib jetzt die Adresse des HLth.care Kalenders ein, die Du von einem HLth.care User bekommen hast. Die Adresse ist ein sogenannter “ICAL-Link”. Klicke anschließend auf “Abonnieren”.
  • Gebe einen Namen für den Kalender ein, z.B. “Johns Dienstplan”, und wähle eine passende Kalenderfarbe aus.
  • Wähle Menü “Ort” die Option “iCloud”, und klicke auf “OK”.

 

 

 

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Wähle in Deiner HLth.care App im Menü “Einstellungen” => “Kalendereinstellungen” die Option “Kalender teilen”.

Du erhältst nun einen Link. Dahinter verbirgt sich Dein Dienstplan-Kalender. Wenn Du diesen Link an deine/n Partner/in oder Freunde weitergibst, können sie damit Deinen Dienstplan abonnieren. Wie das genau geht, ist von dem Kalenderprogramm abhängig, das Deine Freunde/Deine Familienmitglieder nutzen. Hier einige Beispiele:

So können Deine Freunde/Familie Deinen Dienstplan in ihren Google Kalender einbauen

Um den HLth.care Dienstplan eines Freundes/Familienmitglieds zu den  eigenen Kalendern hinzufügen, gehst Du so vor:

  • Öffne Deinen Google Kalender auf einem Computer
  • Klicke rechts neben “Weitere Kalender” auf den Abwärtspfeil.
  • Wähle “Über URL hinzufügen”.
  • Gib jetzt die Adresse des HLth.care Kalenders ein, die Du von einem HLth.care User bekommen hast. Die Adresse ist ein sogenannter “ICAL-Link”.
  • Klicke auf “Kalender hinzufügen”. Der Kalender wird daraufhin auf der linken Seite unter “Weitere Kalender” angezeigt.
  • Google weist vorsorglich darauf hin, dass es bis zu 12 Stunden dauern kann, bis die Änderungen im Google Kalender zu sehen sind.

 

So können Deine Freunde/Familie Deinen Dienstplan in ihren Apple Kalender einbauen

Um den HLth.care Dienstplan eines Freundes/Familienmitglieds zu den  eigenen Kalendern hinzufügen, gehst Du so vor:

Voraussetzung für die Anzeige des Kalenders auf Deinem iPhone, iPad oder iPod ist ein Kalenderabonnement auf Deinem Mac. Dieses muss Du zu iCloud hinzufügen. Und so geht’s:

  • Wähle auf Deinem Mac unter “Kalender” die Option “Datei” => “Neues Kalenderabonnement”.
  • Gib jetzt die Adresse des HLth.care Kalenders ein, die Du von einem HLth.care User bekommen hast. Die Adresse ist ein sogenannter “ICAL-Link”. Klicke anschließend auf “Abonnieren”.
  • Gebe einen Namen für den Kalender ein, z.B. “Johns Dienstplan”, und wähle eine passende Kalenderfarbe aus.
  • Wähle Menü “Ort” die Option “iCloud”, und klicke auf “OK”.

 

 

 

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Voraussetzung für das Tauschen von Diensten ist natürlich, dass mehrere oder am besten alle Teammitglieder Deines Teams die HLth.care App nutzen. Lade sie ein, wenn das noch nicht der Fall ist. Verwende hierzu im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Deine Teammitglieder” => Mitglieder hinzufügen => Neuen HLth.care Benutzer einladen.

Doch nun zum Tausch von Diensten:

Rascher Tausch mit generierter Nachricht

  • Wähle im Menü “Meine Dienste” im Kalender den Dienst aus, den Du tauschen möchtest
  • Nutze eine Wischgeste in der Auflistung Deiner Termine darunter, um die Optionen anzuzeigen
  • Wähle das blaue Tauschicon. Im Menü “Team” wird dann automatisch eine Chatnachricht an Dein Team generiert, mit der Du um Tausch bittest.
  • Deine Teamkolleg*innen werden jetzt Tauschangebote machen, die Du im Chat findest. Entscheide Dich für ein passendes Angebot durch Annahme des Angebots und Eure Dienste werden entweder getauscht, oder, je nach Teameinstellungen, der Teamleitung und/oder der Personalvertretung zur Freigabe vorgelegt.

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Tausch mit individueller Nachricht

  • Rufe im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü auf und wähle dort “Dienst tauschen”.
  • Wähle im nun angezeigten Kalender den Dienst aus, den Du als tauschen möchtest.
  • Erstelle eine individuelle Chatnachricht an Deine Teamkolleg*innen und drücke auf “Senden”. Im Menü “Team” wird Deine Chatnachricht an Dein Team gesendet, mit der Du um Tausch bittest.
  • Deine Teamkolleg*innen werden jetzt Tauschangebote machen, die Du im Chat findest. Entscheide Dich für ein passendes Angebot durch Annahme des Angebots und Eure Dienste werden entweder getauscht, oder, je nach Teameinstellungen, der Teamleitung und/oder der Personalvertretung zur Freigabe vorgelegt.

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Wie ist der Tauschstatus?

Wenn Du einen schnellen Überblick über Deine und alle anderen Tauschanfragen im Team haben möchtest, rufe im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü auf und wähle dort “Diensttausch Übersicht”. Die App zeigt Dir dann eine Liste aller Tausche und Tauschanfragen wie diese hier:

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Detailanzeige im Team Dienstkalender

Dienste, die sich im Tauschprozess befinden, werden auch im Teamdienstkalender grau dargestellt. Wenn Du im Teamdienstkalender die Details zu einem solchen Dienst aufrufst, wird in den Details mit dem Text “Diensttausch läuft” ebenfalls auf den Tauschprozess hingewiesen.

Wenn Ihr mehr Dienstarten auf Eurer Station habt, als HLth.care auf dem kleinen Smartphone-Monitor anzeigen kann, sortiert Dir die App die zuletzt benutzen Dienste automatisch ins Sichtfeld.

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Wenn Du Teildienste oder geteilte Dienste eintragen möchtest, müssen zwei Kalendereinträge mit jeweils eigener Start- und Dienstschlusszeit in Deinen Kalender und Deinen Dienstplan eingetragen wurden. Darum solltest Du Deinen Team Admin bitten, die Teildienst-Teile als jeweils eigene Dienstarten anzulegen. Wer Dein Team Admin ist, kannst Du leicht herausfinden. Verwende dazu im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Deine Teammitglieder”. In dieser Liste ist der Admin ersichtlich.

Beispiel

Wenn Dein Dienst von 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr und von 16:00 Uhr bis 20:00 Uhr dauert und “Teildienst” genannt wird, könntet Ihr folgende Dienste anlegen:

  • Teildienst  1 “T1”, von 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr
  • Teildienst 2 “T2” von 16:00 Uhr bis 20:00 Uhr

Vergebe unbedingt unterschiedliche Farben für beide Diestteile.

Beim Eintragen der Dienste erfasst Du dann beide Dienste am selben Tag. Die Darstellung im Kalender erfogt dann wie hier im Beispiel am 18. April. Beide Dienstteile werden mit korrekter Start und Schlusszeit in Deinen Kalender eingetragen. Beide Teile können separat gelöscht, geändert oder getauscht werden.

 

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So entwickelt Ihr Euren Dienstplan gemeinsam

Viele Teams treffen sich einmal im Monat, um den Dienstplan für die nächste Planungsperiode zu besprechen. Egal, ob Ihr dabei den ärztlichen Hintergrunddienst plant, Rettungsdienst Bereitschaften besprecht, oder sogar den gesamten Dienstplan für eine Pflegestation, ein Therapeuten- oder ein Medizintechnikerteam entwickelt; HLth.care unterstützt Euch dabei. Ihr kommt mit einem Präsenzmeeting dabei ebenso zum Ziel, wie auch mit einer virtuellen Konferenz per Web, App und Telefon.

Und so geht’s:

Voraussetzungen
1) Die Sitzungsteilnehmer sind Mitglied desselben HLth.care Teams
2) Alle haben ihr Smartphone mit der kostenlosen HLth.care App zur Hand
3) Der Arbeitgeber wurde als HLth.care User bei steve@hlth.care registriert und damit das HLth.care Management Portal freigeschaltet
4) Im HLth.care Management Portal wurde für das entsprechende Team die Info-Screen Funktion freigeschaltet

Ablauf des Meetings
1) Die Teilnehmer erfassen während des Meetings ihre Dienste in der HLth.care App unter “Meine Dienste” oder haben ihre Wunschdienste bereits zuvor eingegeben
2) Per Beamer oder mit einem grösseren Screen wird der Teamkalender des gesamten Teams den Anwesenden präsentiert. So haben alle einen optimalen Überblick.
3) Notwendige Änderungen werden besprochen und sofort per App in den Teamdienstkalender eingefügt – wieder mit bestem Überblick für alle. Alle sehen alle Änderungen sofort und live auf dem Screen.
4) Teilnehmer, die per Telefon an dem Meeting teilnehmen, können über einen PC/Laptop/Mac den Teamkalender aufrufen. Dieser aktualisiert sich wie der Screen im Konferenzraum automatisch, sobald sich etwas verändert hat. Falls das nicht geht, weil ein Telefon-Teilnehmer zum Beispiel unterwegs ist, kann dieser auch den Team Dienstkalender in der App nutzen.

Das ist Team Management der neuen Generation!

Wenn Du einen iCal Link erhalten hast, kannst Du mit seiner Hilfe den Dienstplan eines Familienmitglieds oder Freundes/Freundin in Deinen eigenen Kalender eintragen. Es gibt viele verschiedene Kalender, in denen Du unseren iCal Link verwenden kannst. Wenn Deiner auf dieser Seite nicht beschrieben wird, suche auf Google nach Deinem Kalender und dem Stichwort “iCal”.

Google Kalender

Um den HLth.care Dienstplan eines Freundes/Familienmitglieds zu den  eigenen Kalendern hinzufügen, gehst Du so vor:

  • Öffne Deinen Google Kalender auf einem Computer
  • Klicke rechts neben “Weitere Kalender” auf den Abwärtspfeil.
  • Wähle “Über URL hinzufügen”.
  • Gib jetzt die Adresse des HLth.care Kalenders ein, die Du von einem HLth.care User bekommen hast. Die Adresse ist ein sogenannter “ICAL-Link”.
  • Klicke auf “Kalender hinzufügen”. Der Kalender wird daraufhin auf der linken Seite unter “Weitere Kalender” angezeigt.
  • Google weist vorsorglich darauf hin, dass es bis zu 12 Stunden dauern kann, bis die Änderungen im Google Kalender zu sehen sind.

Apple Kalender

Um den HLth.care Dienstplan eines Freundes/Familienmitglieds zu den  eigenen Kalendern hinzufügen, gehst Du so vor:

Voraussetzung für die Anzeige des Kalenders auf Deinem iPhone, iPad oder iPod ist ein Kalenderabonnement auf Deinem Mac. Dieses muss Du zu iCloud hinzufügen. Und so geht’s:

  • Wähle auf Deinem Mac unter “Kalender” die Option “Datei” => “Neues Kalenderabonnement”.
  • Gib jetzt die Adresse des HLth.care Kalenders ein, die Du von einem HLth.care User bekommen hast. Die Adresse ist ein sogenannter “ICAL-Link”. Klicke anschließend auf “Abonnieren”.
  • Gebe einen Namen für den Kalender ein, z.B. “Johns Dienstplan”, und wähle eine passende Kalenderfarbe aus.
  • Wähle Menü “Ort” die Option “iCloud”, und klicke auf “OK”.

 

Du kannst in Deinem Dienstkalender Notizen zu Diensten hinterlegen, die auch Deine Teamkolleginnen sehen können. Zum Beispiel könntest Du auf diese Wege mitteilen, dass Du im Frühdienst nur bis 10°° Uhr im Team arbeitest und dann Führungsaufgaben im Büro wahrnimmst. Wenn Du solche Notizen erfasst hast, wird der entsprechende Dienst im Team-Dienstkalender für alle im Team sichtbar markiert. Jedes Teammitglied kann die Notiz aufrufen. Danke an Petra aus dem Schweizer Kantonsspital Baselland für diese Idee. Wir haben sie gerne umgesetzt.

Und so geht’s:

Markiere unter “Meine Dienste” den Dienst, für den Du eine Notiz an Dein Team hinterlegen möchtest. Verwende dann den Slider um mit einer Wischgeste das Kontextmenü für den betreffenden Dienst aufzurufen. Tippe auf das gelbe Notizsymol.

Tippe nun einen kurzen, prägnanten Text ein, mit dem Du Zusatzinformationen zu diesem Dienst an deine Teamkolleginnen und Teamkollegen gibst.


Alle Teammitglieder sehen nun im Team Diestlakender eine “gelbe Ecke” an allen Diensten, zu denen es Notizen gibt.

Wird ein solcher Dienst angetippt, öffnet sich ein Fenster mit Details. In dem steht dann auch die zuvor eingetragene Notiz. Wenn Ihr ein HLth.care Stationsdashboard habt, seht ihr auch auf dem grossen Dienstkalender diese gelben Ecken als Hinweis auf Notizen.

Dieselbe Notiz findest Du auch im entsprechenden Diensteintrag in Deinem Smartphone Kalender. Möchtest Du die Notiz ändern oder löschen, rufe den Dienst einfach unter “Meine Dienste” wieder auf und verwende den Slider und das Textfeld wie bei der Erstellung der Notiz.

So löschst Du eigene Dienste

  1. Gehe in das Menü “Meine Dienste”
  2. Markiere das Datum, an dem der Dienst gelöscht werden soll Der Dienst wird unterhalb des Datumsnavigator angezeigt.
  3. Wische die Termindetails nach links
  4. Wähle die Option «löschen» => Mülleimer Icon.
  5. Bestätige mit «JA»

 

Wenn Dir der Dienst unterhalb des Datumsnavigators nicht angezeigt wird, hast Du Deinen Smartphone-Kalender bei der Einrichtung der App nicht mit der App verbunden.

Die App muss mit einem Kalender verbunden werden, weil
1) Dienste mit Freunden und Familie sonst nicht geteilt werden können
2) Die App sonst offline nicht funktioniert
3) Die Performance schlechter würde, weil alle Daten aus dem Netz geholt werden müssten
Keine Sorge: HLth.care stiehlt Dir Deine privaten Kalenderdaten nicht! Sie bleiben ausschliesslich auf Deinem Smartphone. Du kannst die Erlaubnis zur Freigabe des Kalenders in den Grundeinstellungen Deines Smartphones nachholen.
Wenn die Dienste danach immer noch nicht angezeigt werden, versuche Folgendes:
  • App löschen
  • Prüfen, ob HLth.care Kalender im Smartphone gelöscht wurde. Wenn nicht: diesen löschen
  • App neu installieren, dabei Kalenderzugriff unbedingt erlauben
Hast Du immer noch Probleme…
Android: Gehe in die Einstellungen des Smartphones und wähle der Reihe nach-> Apps -> HLth.care -> Speicher -> Daten löschen
iPhone: Gehe in die Einstellungen des Smartphones und wähle Datenschutz => Kalender und erlaube HLth.care den Kalenderzugriff

Dienste löschen, wenn Du Deine HLth.care App nicht mit Deinem Smartphone Kalender verbunden hast

Das ist so: Die persönlichen Dienste werden als persönliche Termine im Smartphonekalender gespeichert. Verweigert man der App bei der Installation den Zugriff, werden sie nicht gespeichert.

Und was nicht gespeichert ist, kann auch nicht gelöscht werden.

Die Dienste werden in diesem Fall bei jeder Nutzung der App vom Server geladen (entsprechende Effekte auf Datentransfer und Performance sind die Folge). Die Dienste des gesamten Teams hingegen müssen online abgerufen werden, weil sie ja stets aktuell sein müssen, wenn man sie anschaut. Darum sind die eigenen Dienste nicht nur auf dem eigenen Smartphone, sondern auch auf dem Server gespeichert – dort kann man sie aber nicht löschen.

Der Grund dafür ist wiederum, dass sichergestellt werden muss, dass Serverkalender und persönlicher Kalender übereinstimmen. Könnte man die Onlinedienste löschen, wäre es theoretisch möglich, im Smartphone ganz andere Termine zu haben. Eine solche Dateninkosistenz wäre ein erheblicher Qualitätsmangel.

Lösung: Kalenderzugriff erlauben oder noch besser: App löschen und neu installieren, dabei Kalenderzugriff erlauben. Wenn es dann immer noch nicht geht, prüfe bitte, ob ein Kalender namens “HLth.care” in Deinem Smartphone/Deiner Standardkalender App existiert.  Wenn nicht: Lege einen solchen mit dem Namen HLth.care (in dieser Schreibweise) an und starte die App neu.

Wenn das auch nichts hilft, frag steve@hlth.care.

In HLth.care werden nur die Termine eingegeben, die es auch tatsächlich gibt. “Frei” zu haben, ist also KEIN Dienst und gehört NICHT in die Liste Eurer Dienste und Dienstzeiten in HLth.care. Bedenke: HLth.care ist keine Dienstplanungssoftware!

Wenn Du “Frei” als Dienst eingibst, kann HLth.care Dich und Dein Team nicht mehr so gut beim Ausfallmanagement unterstützen, da die App annimmt, dass alle “Frei” verplanten Kolleg*innen Dienst haben. Ähnliches gilt für Urlaube, in denen Du ja sicher nicht von der App gefragt werden möchtest, ob Du deine “Urlaubsschicht” gegen einen Spätdienst tauschen möchtest…

Darum gilt grundsätzlich: Lege in HLth.care nur Dienste an, die auch wirklich stattfinden und die Du in Deinen Kalender eintragen möchtest. Nichtdienste sollten keine Kalendereinträge generieren.

 

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