FAQ

Was gibt’s Neues? Hier stellen wir Dir neue Funktionen vor. Du hast Fragen zur HLth.care App? In den FAQs unten findest Du die Antworten. Keine Frage bleibt offen. Wenn doch, frage steve@hlth.care oder fordere Unterstützung an. Unser Nursing Success Management Team kommt gerne auch zu Dir ins Haus und setzt ein komplettes HLth.care Projekt mit Dir und den weiteren Experten vor Ort um, damit Ihr noch schneller von allen Funktionen profitieren könnt.

Team Dienstkalender (9)

Voraussetzung für das Tauschen von Diensten ist natürlich, dass mehrere oder am besten alle Teammitglieder Deines Teams die HLth.care App nutzen. Lade sie ein, wenn das noch nicht der Fall ist. Verwende hierzu im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Deine Teammitglieder” => Mitglieder hinzufügen => Neuen HLth.care Benutzer einladen.

Doch nun zum Tausch von Diensten:

Rascher Tausch mit generierter Nachricht

  • Wähle im Menü “Meine Dienste” im Kalender den Dienst aus, den Du tauschen möchtest
  • Nutze eine Wischgeste in der Auflistung Deiner Termine darunter, um die Optionen anzuzeigen
  • Wähle das blaue Tauschicon. Im Menü “Team” wird dann automatisch eine Chatnachricht an Dein Team generiert, mit der Du um Tausch bittest.
  • Deine Teamkolleg*innen werden jetzt Tauschangebote machen, die Du im Chat findest. Entscheide Dich für ein passendes Angebot durch Annahme des Angebots und Eure Dienste werden entweder getauscht, oder, je nach Teameinstellungen, der Teamleitung und/oder der Personalvertretung zur Freigabe vorgelegt.

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Tausch mit individueller Nachricht

  • Rufe im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü auf und wähle dort “Dienst tauschen”.
  • Wähle im nun angezeigten Kalender den Dienst aus, den Du als tauschen möchtest.
  • Erstelle eine individuelle Chatnachricht an Deine Teamkolleg*innen und drücke auf “Senden”. Im Menü “Team” wird Deine Chatnachricht an Dein Team gesendet, mit der Du um Tausch bittest.
  • Deine Teamkolleg*innen werden jetzt Tauschangebote machen, die Du im Chat findest. Entscheide Dich für ein passendes Angebot durch Annahme des Angebots und Eure Dienste werden entweder getauscht, oder, je nach Teameinstellungen, der Teamleitung und/oder der Personalvertretung zur Freigabe vorgelegt.

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Wie ist der Tauschstatus?

Wenn Du einen schnellen Überblick über Deine und alle anderen Tauschanfragen im Team haben möchtest, rufe im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü auf und wähle dort “Diensttausch Übersicht”. Die App zeigt Dir dann eine Liste aller Tausche und Tauschanfragen wie diese hier:

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Detailanzeige im Team Dienstkalender

Dienste, die sich im Tauschprozess befinden, werden auch im Teamdienstkalender grau dargestellt. Wenn Du im Teamdienstkalender die Details zu einem solchen Dienst aufrufst, wird in den Details mit dem Text “Diensttausch läuft” ebenfalls auf den Tauschprozess hingewiesen.

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Bilde ein HLth.care Team, um Deinen Diensplan mit Deinen Arbeitskolleginnen und Arbeitskollegen zu teilen. HLth.care erstellt automatisch einen aktuellen Plan für die gesamte Abteilung. Er aktualisiert sich automatisch, sobald Teammitglieder ihren eigenen Dienstplan aktualisieren.

Gehe so vor:

  1. Wähle «Team» im Hauptmenü der App
  2. Tippe auf das Pluszeichen => Team erstellen
  3. Gib Deinem Team einen Namen, am besten den Namen Deiner Abteilung (z.B. Station 5)
  4. Wähle im «Mehr-Menü» (drei Striche) «Mitglieder Liste»
  5. Tippe auf «Mitglieder hinzufügen»
  6. Gib in das Suchfeld mindestens drei Buchstaben des Vor- oder Nachnamens des gesuchten Teammitglieds ein
  7. Markiere den gefundenen Eintrag
  8. Tippe oben links auf «einladen»
  9. Das gefundene Teammitglied erhält nun eine Einladung in Dein neu gegründetes Team
  10. Wenn Deine Arbeitskolleg/innen HLth.care noch nicht nutzen, kannst Du sie in der Liste nicht finden. Verwende in diesem Falle die Option «Nicht-HLth.care-Benutzer einladen» und sende Ihnen eine Einladung in dein Team
  11. Erfasse weitere Teammitglieder und fahre dann mit der Erfassung von Dienstzeiten fort, falls noch nicht geschehen.

So entwickelt Ihr Euren Dienstplan gemeinsam

Viele Teams treffen sich einmal im Monat, um den Dienstplan für die nächste Planungsperiode zu besprechen. Egal, ob Ihr dabei den ärztlichen Hintergrunddienst plant, Rettungsdienst Bereitschaften besprecht, oder sogar den gesamten Dienstplan für eine Pflegestation, ein Therapeuten- oder ein Medizintechnikerteam entwickelt; HLth.care unterstützt Euch dabei. Ihr kommt mit einem Präsenzmeeting dabei ebenso zum Ziel, wie auch mit einer virtuellen Konferenz per Web, App und Telefon.

Und so geht’s:

Voraussetzungen
1) Die Sitzungsteilnehmer sind Mitglied desselben HLth.care Teams
2) Alle haben ihr Smartphone mit der kostenlosen HLth.care App zur Hand
3) Der Arbeitgeber wurde als HLth.care User bei steve@hlth.care registriert und damit das HLth.care Management Portal freigeschaltet
4) Im HLth.care Management Portal wurde für das entsprechende Team die Info-Screen Funktion freigeschaltet

Ablauf des Meetings
1) Die Teilnehmer erfassen während des Meetings ihre Dienste in der HLth.care App unter “Meine Dienste” oder haben ihre Wunschdienste bereits zuvor eingegeben
2) Per Beamer oder mit einem grösseren Screen wird der Teamkalender des gesamten Teams den Anwesenden präsentiert. So haben alle einen optimalen Überblick.
3) Notwendige Änderungen werden besprochen und sofort per App in den Teamdienstkalender eingefügt – wieder mit bestem Überblick für alle. Alle sehen alle Änderungen sofort und live auf dem Screen.
4) Teilnehmer, die per Telefon an dem Meeting teilnehmen, können über einen PC/Laptop/Mac den Teamkalender aufrufen. Dieser aktualisiert sich wie der Screen im Konferenzraum automatisch, sobald sich etwas verändert hat. Falls das nicht geht, weil ein Telefon-Teilnehmer zum Beispiel unterwegs ist, kann dieser auch den Team Dienstkalender in der App nutzen.

Das ist Team Management der neuen Generation!

Einsatz von Poolpersonal und externen Mitarbeiter*innen

In manchen Teams werden Mitarbeiter*innen aus Personalpools oder auch externe Mitarbeiter*innen eingesetzt. Das können Freelancer sein oder Angestellte von Zeitarbeitsfirmen. HLth.care unterstützt Dich bei der Visualisierung ihrer Einsaätze im Teamdienstkalender. Und so geht’s:

Team Einstellungen

Verwende als Team Administrator in der App im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Team Einstellungen“.

Verwende die Schiebeschalter, um externe Mitarbeiter oder Poolmitarbeiter für Dein Team freizuschalten.

 

Ausfallmanagement

Im Falle eines ungeplanten Ausfalls eines Teammitglieds, wird dies von diesem über den Menüpunkt “Arbeitgeber” und dann “Krankheit/Ausfall” gemeldet. Wie geht das? Danach erhalten die Organisatoren des Teams eine Nachricht. Diese führt sie in das Management Portal, in dem sie den Ausfall managene können Wie geht das? Wurden in den Teameinstellungen externe Mitarbeiter oder Poolmitarbeiter für das Team freigeschaltet, können sie hier als Ersatz für die ausgefallenen Dienste zugewiesen werden. Daraufhin wird das Team über den Team-Dienstekalender über den Einsatz der Aushilfen informiert. Auch auf dem Infoscren werden die zusätzlichen Mitarbeitenden eingeblendet. Was ist das?

Weiterer Ausbau

Diese Funktion ist die erste Stufe der HLth.care Funktionen zum Ausfallmanagement. Wir arbeiten bereits an Erweiterungen, die das Ausfallmanagement noch besser unterstützen.

Du kannst in Deinem Dienstkalender Notizen zu Diensten hinterlegen, die auch Deine Teamkolleginnen sehen können. Zum Beispiel könntest Du auf diese Wege mitteilen, dass Du im Frühdienst nur bis 10°° Uhr im Team arbeitest und dann Führungsaufgaben im Büro wahrnimmst. Wenn Du solche Notizen erfasst hast, wird der entsprechende Dienst im Team-Dienstkalender für alle im Team sichtbar markiert. Jedes Teammitglied kann die Notiz aufrufen. Danke an Petra aus dem Schweizer Kantonsspital Baselland für diese Idee. Wir haben sie gerne umgesetzt.

Und so geht’s:

Markiere unter “Meine Dienste” den Dienst, für den Du eine Notiz an Dein Team hinterlegen möchtest. Verwende dann den Slider um mit einer Wischgeste das Kontextmenü für den betreffenden Dienst aufzurufen. Tippe auf das gelbe Notizsymol.

Tippe nun einen kurzen, prägnanten Text ein, mit dem Du Zusatzinformationen zu diesem Dienst an deine Teamkolleginnen und Teamkollegen gibst.


Alle Teammitglieder sehen nun im Team Diestlakender eine “gelbe Ecke” an allen Diensten, zu denen es Notizen gibt.

Wird ein solcher Dienst angetippt, öffnet sich ein Fenster mit Details. In dem steht dann auch die zuvor eingetragene Notiz. Wenn Ihr ein HLth.care Stationsdashboard habt, seht ihr auch auf dem grossen Dienstkalender diese gelben Ecken als Hinweis auf Notizen.

Dieselbe Notiz findest Du auch im entsprechenden Diensteintrag in Deinem Smartphone Kalender. Möchtest Du die Notiz ändern oder löschen, rufe den Dienst einfach unter “Meine Dienste” wieder auf und verwende den Slider und das Textfeld wie bei der Erstellung der Notiz.

HLth.care wurde als Werkzeug für die Zusammenarbeit konzipiert. Wen Du den Dienstplan Deiner Kolleg*innen sehen möchtest, oder gelegentliche Dienste mit ihnen tauschen möchtest, sollten mehrere oder am besten alle Teammitglieder Deines Teams die HLth.care App nutzen.

Lade sie ein, wenn das noch nicht der Fall ist.

Kolleg*in als neue HLth.care Userin einladen

  • Verwende im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Deine Teammitglieder”
  • Tippe dann auf “Mitglieder hinzufügen”
  • Und dann auf “Neuen HLth.care Benutzer einladen”
  • Sende die Einladung an Deinen Kollegen oder Deine Kollegin über einer der angezeigten Kommunikationswege. Je nachdem, welche Apps Du installiert hast, können die unterschiedlich sein.
  • Deine Teamkolleg*in bekommt eine Einladung mit einem direkten Link, der ihn/sie automatisch in Dein Hlth.care Team führt.

 

Kolleg*in als bestehende HLth.care Userin zum Team hinzufügen

  • Verwende im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Deine Teammitglieder”
  • Tippe dann auf “Mitglieder hinzufügen”
  • Suche Deine Teamkolleg*in. Du kannst nach Vornamen, Familiennamen oder E-Mail Adressen suchen.
  • Tippe im gefundenen Eintrag auf das Pluszeichen.
  • Deine Teamkollegin erhält eine Einladung in das Team und ist Teammitglied, sobald sie diese Einladung angenommen hat.

 

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Meldet sich jemand krank, kann das Team sofort reagieren

Ein Fernseher mit Internetanschluss, das ist alles was man braucht, um Pflegende, Mediziner und Mitglieder anderer Gesundheitsberufe in Sachen Digitalisierung einen gewaltigen Schritt nach vorne zu bringen und stets aktuell über die Teambesetzung zu informieren. Wird zum Beispiel jemand krank, erfährt das Team in Echtzeit davon und kann sofort reagieren.

Team Dienstplan auf einem normalen Samsung Fernseher mit Internetanschluss (hier WLAN)

Das HLth.care System liefert für jedes Team standardmässig ein Dashboard, auf dem der aktuelle Dienstkalender des gesamten Teams abgebildet wird. Dieser Plan wird aber natürlich nicht aus der Dienstplansoftware gespeist, sondern aus den Dienstkalendern der Smartphones der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bzw. aus deren kostenloser HLth.care Team App. Es handelt sich insofern also nicht um den «Plan», sondern um die aktuelle Ist-Situation.

Die Darstellung entspricht dabei farblich und inhaltlich den individuellen Einstellungen des jeweiligen Teams in der App.

Der Clou ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Dienste in ihren persönlichen Smartphones selber stets aktuell halten. Diese Daten werden untereinander geteilt. Somit hat jeder Mitarbeiter aus dem Team die Dienstplandaten der anderen Teammitglieder in seiner eigenen App zur Verfügung. Datenschutzprobleme entstehen hierbei nicht, denn die Inhaber dieser Daten teilen sie untereinander und freiwillig. Das Team selber entscheidet darüber, ob vom System ein Link generiert werden soll, der zur Anzeige des jeweils aktuellen Team Dienstkalenders auf einem Dashboard genutzt werden kann.

Wie geht das?

Die notwendigen Einstellungen werden im Managementportal vorgenommen. Die Login Daten sind dieselben, wie für die App. Damit das Portal genutzt werden kann, muss pro Organisation einmalig ein Administrator an steve@hlth.care gemeldet werden.

Für jedes Team, das zu einer Organisation gehört, gibt es eine eigene Einstellungsseite. Darin findet sich ein Schalter, der eine eindeutige URL generiert, die  den aktuellen Dienstkalender auf einem Bildschirm anzeigt.

Wichtig: Das Ausschalten macht eine vorhandene URL unwiderruflich ungültig. Wiedereinschalten generiert eine neue URL. Diese Sicherheitseinstellung dient dazu komprommitierte URLs zurückziehen und unverzüglich ungültig machen zu können. Beispielsweise, um einen unbefugten Zugriff auf diese Daten zu verhindern, falls jemand unbefugt in Besitz der URL gekommen ist oder die Berechtigung für deren Nutzung zurückgezogen werden soll.

Die HLth.care App gewährt vollkommene gestalterische Freiheit bei Dienstarten, Dienstzeiten, Farben und Dienstnamen.

 

Gestalte wunderschöne Dienstkalender

Bevor Du und Deine Teamkolleg*innen Dienste in die App eingeben könnt, muss der Team Administrator die Dienstarten wie Frühdienst, Spätdienst, Nachtdienst usw. und die jeweiligen Zeiten dieser Dienste für das gesamte Team hinterlegen. Wenn Du wissen möchtest, wer der Administrator ist, verwende im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Dein Team”. Er/sie wird dort angezeigt. Wenn Du selber der/die Erste Deines Teams bist, der/die HLth.care verwendet, bis automatisch Du selber der Admin.

Dienstarten und Zeiten einstellen

  • Verwende im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Dienstzeiten”.
  • Bearbeite die vorgegebenen Dienste, lösche sie mit einer Wischgeste aus der Liste oder füge über das Pluszeichen oben rechts neue Dienste hinzu.
  • Erfasse Teildienste als zwei  getrennte Dienstarten. Weitere Infos dazu
  • Weise allen Diensten eine Farbe zu – verwende am besten die Farben, die sie auch auf Eurem Original-Dienstplan haben.
  • Versuche Farben zu wählen, die auf dem Gesamtplan des Teams miteinander harmonieren.
  • Wenn Du dunkle Dienstfarben verwendest, nutze gleichzeitig helle Schriftfarben für das Kürzel im Teamdienstplan.
  • Jede Dienstart muss eine eigene Farbe haben. Du erhältst eine Fehlermeldung, wenn Du Farben mehrfach verwendest.
  • Die kannst mit Hilfe der Farbcodeeinstellung durch kleine Veränderungen der Codezahl hinter dem “#” jedoch Abstufungen in kaum wahrnehmbaren Nuancen erreichen.
  • Es gibt im Internet eine ganze Reihe von Farbschema-Generatoren. Sie helfen Dir dabei, miteinander harmonisierende Farben zu verwenden. Dieser hier von Adobe ist zum Beispiel sehr schön.
  • Du kannst beliebig viele Dienstarten anlegen.
  • Speichere jede erfasste/geänderte Dienstart oben rechts über das Diskettensymbol ab.
  • Vergib für jede Dienstart einen eindeutigen Dienstnamen z.B. “früher Frühdienst”, “später Frühdienst”, “Spätdienst” und eine eindeutige Abkürzung z.B. “F1”, “F2”, “SD”. Die Abkürzung wird später in der Teamdienstplan-Übersicht verwendet, der Dienstname wird in Deinen Kalender eingetragen.
  • Tipp: Da einige Teammitglieder ihren Dienstplan mit Freunden/der Familie teilen werden, verwende Dienstnamen, die auch diese externen Personen verstehen können. Also besser “früher Frühdienst” als “fFD” als Langname.
Hiermit stellst Du als Admin Deines Teams alle Farben ein
Verwende helle Schriftarten für dunkle Dienstfarben und umgekehrt

 

 

In HLth.care werden nur die Termine eingegeben, die es auch tatsächlich gibt. “Frei” zu haben, ist also KEIN Dienst und gehört NICHT in die Liste Eurer Dienste und Dienstzeiten in HLth.care. Bedenke: HLth.care ist keine Dienstplanungssoftware!

Wenn Du “Frei” als Dienst eingibst, kann HLth.care Dich und Dein Team nicht mehr so gut beim Ausfallmanagement unterstützen, da die App annimmt, dass alle “Frei” verplanten Kolleg*innen Dienst haben. Ähnliches gilt für Urlaube, in denen Du ja sicher nicht von der App gefragt werden möchtest, ob Du deine “Urlaubsschicht” gegen einen Spätdienst tauschen möchtest…

Darum gilt grundsätzlich: Lege in HLth.care nur Dienste an, die auch wirklich stattfinden und die Du in Deinen Kalender eintragen möchtest. Nichtdienste sollten keine Kalendereinträge generieren.

 

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