FAQ

Was gibt’s Neues? Hier stellen wir Dir neue Funktionen vor. Du hast Fragen zur HLth.care App? In den FAQs unten findest Du die Antworten. Keine Frage bleibt offen. Wenn doch, frage steve@hlth.care oder fordere Unterstützung an. Unser Nursing Success Management Team kommt gerne auch zu Dir ins Haus und setzt ein komplettes HLth.care Projekt mit Dir und den weiteren Experten vor Ort um, damit Ihr noch schneller von allen Funktionen profitieren könnt.

Teameinstellungen (11)

Anders, als bei vielen Programmen, die Du im dienstlichen Umfeld einsetzt, ist bei HLth.care der Teamadministrator kein IT-Mitarbeiter. HLth.care ist Eure Team App und Ihr entscheidet, wer, welche Daten sehen oder bearbeiten kann. Diese Regelung steht im Einklang mit den Datenschutzgesetzen.

Wer ist Admin

  • Wenn Du selber der/die Erste Deines Teams bist, der/die HLth.care verwendet, bis automatisch Du selber der Admin.
  • Du kannst beliebig viele weitere Personen Deines Teams zu Co-Administratoren machen. Alle haben dann dieselben technischen Möglichkeiten, im IT-Jargon “Rechte” genannt.
  • Administratoren können anderen Administratoren untergeordnete Rollen zuweisen, sie z.B. zum normalen Teammitglied degradieren.
  • Wir empfehlen Dir, mindestens zwei Administratoren pro Team zu benennen.
  • Sollte der letzte Administrator aus dem Team austreten, wird das nächste Teammitglied in der Liste “Deine Teammitglieder” automatisch Admin.

 

Was ist die Aufgabe des Admin?

Der Administrator kann…

  • Dienstarten und Zeiten festlegen, ändern oder löschen
  • Farben für Dienstarten anlegen oder ändern
  • Den Teamnamen festlegen oder ändern
  • Teammitglieder von der Mitgliedschaft im Team ausschliessen
  • Teameinstellungen vornehmen, insbesondere einen HR-Manager benennen, der die Krankmeldungen aus dem team erhält sowie einen Personalrat, der Tauschfreigaben machen muss – falls bei Euch zutreffend
  • Den Teammitgliedern Rollen zuweisen:
    • Als “Organisator”, um Diensttausche im Team freizugeben,
    • als “Admin/Orga”, einem Organisator, der gleichzeitig Admin-Rechte hat,
    • oder als normales Teammitglied.

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Rollen gibt’s nicht nur im Theater. In der IT spricht man auch von “Rollen” und zwar, um für Anwender von Software genau die Möglichkeiten in der Software einzustellen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Hier sehr Ihr, welche Rollen es im HLth.care Universum gibt.

Das sind die Rollen in HLth.care

  • Admin – Der Admin kann alle Einstellungen in einem Team vornehmen. Man wird zum Admin, in dem man selber ein Team gründet oder von einem Gründer zum Teamadmin gemacht wurde (Team => Deine Teammitglieder => Wischgeste über die aktuelle Rolle)
  • Organisator – Ist eines der Teammitglieder “Organisator”, müssten von diesem Diensttausche im Team freigegeben werden, bevor sie wirksam werden. Es können auch mehrere Teammitglieder Organisatoren sein. Der Organisator ist außerdem für das Ausfallmanagement z.B. nach Krankmeldungen zuständig, die er über die App oder anderweitig erhalten hat
  • Admin/Orga – Der “Admin/Orga” kann wie der Admin alle Einstellungen im Team vorhemen und hat zusätzlich die Funktion des Organisators
  • Personalvertreter – Ist in den Team Einstellungen vom Admin ein “Personalvertreter” hinterlegt worden, müssten von diesem alle Diensttausche im Team freigegeben werden, bevor sie wirksam werden. Ist in dem Team zusätzlich einer oder mehrere Organisatoren benannt, benötigt jeder Dienstetausch zwei Freigaben, vom Personalvereter und vom Organisator.
  • HR Manager – Ist in den Team Einstellungen vom Admin ein “HR Manager” hinterlegt worden, erhält dieser und nur dieser auf einem speziell gesicherten Wege die ärztlichen Krankmeldungen, die von Teammitgliedern mit der App gescannt und an den Arbeitgeber hochgeladen werden.
  • Supervisor – Der Supervisor ist der Vorgesetzte des Organisators und muss optional, wenn Ihr das bei Euch so benötigt, seine Zustimmung für Ersatzdienste im Ausfallmanagement geben

So einfach geht das

  1. Lade und installiere die HLTH.care App auf dein Android oder iOS Smartphone
  2. Starte die App und wähle die Option “Noch kein Konto? Melde Dich jetzt an!
  3. Fülle Deine Anmeldung aus. Name, Vorname und E-Mailadresse sind alles, was Du angeben musst. DIE EINGABE DEINER TELEFONNUMMER IST FREIWILLIG. Sie wird für die App Funktionen nicht benötigt!
  4. Bestätige mit einem Klick per E-Mail, dass Du die richtige E-Mail Adresse angegeben hast.
  5. Melde Dich mit Deiner E-Mail Adresse als Benutzername und dem von Dir festgelegten Passwort an.
  6. Wähle aus einer von fünf App Sprachen. Du kannst diese Einstellung später jederzeit ändern.
  7. Mache die Kalendereinstellungen. Du kannst diese Einstellungen später jederzeit ändern.
  8. Wenn Du Dich über einen Einladungslink angemeldet hast, siehst Du den Chat von Deinem Team nun im Menüpunkt “Team.“
  9. Wenn Du das erste Teammitglied bist, das HLth.care nutzt, eröffne ein neues Team und gib ihm den Namen, der üblicherweise verwendet wird z.B. “Station 11.” Das ist wichtig, denn alle Dienste werden später mit diesem Teamnamen in Deinen Kalender eingetragen.
  10. Stelle jetzt die Organisation ein, zu der das Team gehört (z.B. Universitätsspital HLthCare). Wenn Du Deine Einrichtung nicht findest, schreibe per E-Mail an steve@hlth.care und wir legen sie an. Verwende auf keinen Fall eine andere Organisation als die, zu der das Team tatsächlich gehört. Du würdest damit womöglich Fremden Daten freischalten, die sie nichts angehen.
  11. Jetzt kann es losgehen. Mache über das Menü Icon oben rechts auf der Seite “Team” weitere Teameinstellungen. Beginne dabei mit “Dienstzeiten einstellen”
  12. Danach kannst Du unter “Meine Dienste” deinen Dienstplan eingeben. Pro Monat dauert das nicht länger als ein paar Sekunden.
  13. Wenn Dir alles gefällt, lade über das Menü Icon oben rechts auf der Seite “Team” weitere Teammitglieder per E-Mail, Messenger oder wie auch immer ein und habt gemeinsam Freide an der digitalen Zusammenarbeit mit der HLth.care App.

 

Du siehst: Damit Du und Dein Team mit grosser Leichtigkeit mit Deiner App arbeiten kannst, sind einige Grundeinstellungen erforderlich. Beispielsweise wird die Erfassung Deines Dienstplans für einen ganzen Monat in der App später nur 30 Sekunden dauern. Das haben Messungen bei Anwendern ergeben. Damit das gelingt, musst Du am Anfang einen kleinen Aufwand betreiben, um die Stammdaten einmalig zu erfassen. Später kannst Du dann alles mit grosser Leichtigkeit nutzen.

Irgendwoher muss die App zum Beispiel wissen, welche Dienste denn grundsätzlich in deinem Team bereitstehen sollen. Das musst du einmalig eintragen – dann aber nie wieder.

 

In HLth.care bildest Du mit Deinen Arbeitskolleg*innen ein Team und tauscht mit ihnen Dienstplandaten aus. Damit Ihr Euch gegenseitig in der App findet, solltet Ihr das Team in der App nach Eurem Stationsnamen benennen z.B. “Station 1” oder “Kardiologie Ambulanz”. Und weil es viele Abteilungen mit diesen Namen geben kann, benötigt die App auch noch die Angabe, zu welchem Haus die Abteilungen gehören. Euer Arbeitgeber wird in diesen Prozess nicht einbezogen. Er erhält keine Benachrichtigung und deswegen auch keine Rechnung! Eure Angaben diesen nur der Zuweisung von Usern zu Teams und zu Organsiationen wie Krankenhäusern,  Altenpflegeheimen usw.

Wenn Du Administrator Deines Teams bist, findest Du die Einstellung im Menü “Team” unter “Taemeinstellungen”.

So entfernst Du als “Admin” User aus dem Team:

  • Verwende im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Deine Teammitglieder”.
  • Verwende die Wischgeste und wische über die Rolle (z.B. “Mitglied”) der Person, die aus dem team entfernt werden soll.
  • Tippe auf das Papierkorb Icon
  • Bestätige den Löschwunsch mit “Ja”

Wenn Du als Admin selber aus dem Team austrittst, wird die nächste Person auf der Liste automatisch zum Admin, um das Team weiterhin administrieren zu können. Der neue Admin kann jede andere Person im Team zum Admin ernennen und selber diese Rolle wieder abgeben – oder sie auch zusätzlich behalten.

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Wenn Du Teildienste oder geteilte Dienste eintragen möchtest, müssen zwei Kalendereinträge mit jeweils eigener Start- und Dienstschlusszeit in Deinen Kalender und Deinen Dienstplan eingetragen wurden. Darum solltest Du Deinen Team Admin bitten, die Teildienst-Teile als jeweils eigene Dienstarten anzulegen. Wer Dein Team Admin ist, kannst Du leicht herausfinden. Verwende dazu im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Deine Teammitglieder”. In dieser Liste ist der Admin ersichtlich.

Beispiel

Wenn Dein Dienst von 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr und von 16:00 Uhr bis 20:00 Uhr dauert und “Teildienst” genannt wird, könntet Ihr folgende Dienste anlegen:

  • Teildienst  1 “T1”, von 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr
  • Teildienst 2 “T2” von 16:00 Uhr bis 20:00 Uhr

Vergebe unbedingt unterschiedliche Farben für beide Diestteile.

Beim Eintragen der Dienste erfasst Du dann beide Dienste am selben Tag. Die Darstellung im Kalender erfogt dann wie hier im Beispiel am 18. April. Beide Dienstteile werden mit korrekter Start und Schlusszeit in Deinen Kalender eingetragen. Beide Teile können separat gelöscht, geändert oder getauscht werden.

 

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Hlth.care Teams können bzw. brauchen nicht gelöscht zu werden. Sobald der letzte User ein Team verlassen hat, wird es automatisch gelöscht.

Die einzige Möglichkeit für das Löschen von Hand besteht also darin, dass der Team-Admin alle User aus dem Team löscht und danach selber das Team verlässt.

Durch das Löschen der User werden auch deren Dienste aus den Userkalendern entfernt.

User aus dem Team entfernen

So entfernt Ihr als Admin User aus dem Team:

  • Verwende im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Deine Teammitglieder”.
  • Verwende die Wischgeste und wische über die Rolle (z.B. “Mitglied”) der Person, die aus dem team entfernt werden soll.
  • Tippe auf das Papierkorb Icon
  • Bestätige den Löschwunsch mit “Ja”

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Wenn Du als Team- oder Abteilungsleitung, Planungsverantwortliche, Wohnbereichsleitung oder PDL die Diensttausche Deines Teams freigeben möchtest, kannst Du hierfür folgende Einstellungen machen.

Einstellungen, um Tauschwünsche des Teams freigeben zu können

  • Verwende als Team Administrator im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Deine Teammitglieder”.
  • Wische bei der gewünschten Person oder den gewünschten Personen über die Teamrolle (Admin, Mitglied, Organisator, Admin+Organisator) und tippe auf das Drei-Punkte-Icon.
  • Jetzt kannst Du die Rolle “Organisator” oder die Doppelrolle “Admin+Organisator” an diejenigen Teammitglieder vergeben, die Tauschfreigaben machen können sollen.
  • Navigiere nun zu den “Team Einstellungen” in demselben Untermenü “Team” oben rechts in der Ecke und aktiviere den Schalter “Tausch-Freigabe durch Organisator.
  • Alle Teammitglieder, die Du zu Organisatoren ernannt hast, können nun Diensttausche im Team freigeben.
  • Voraussetzung dafür, dass ein oder mehrere Organisatoren die Freigabe erteilen könen, ist eine einmalige Vereinbarung Deines Betriebs mit HLth.care. Wende Dich hierzu an steve@hlth.care.
  • Für diese tolle Freigabefunktion zahlt Dein Arbeitgeber nur 1,0 Healthcoin pro Monat (derzeit 0,25 € bzw. 0.29 CHF) und Ihr spart jede Menge Zeit.
Die Rolle “Organisator” wird an diejenigen Teammitglieder vergeben, die Tauschfreigaben machen können sollen.

 

 

Tauschfreigabe als Team Organisator oder Personalvertreter

Als Team Organisator oder Personalvertreter bekommst Du von HLth.care einen speziellen Webzugang für Deinen Arbeitsplatz. In dem kannst Du bequem und übersichtlich alle Anfragen bearbeiten.

 

 

Gestalte wunderschöne Dienstkalender

Bevor Du und Deine Teamkolleg*innen Dienste in die App eingeben könnt, muss der Team Administrator die Dienstarten wie Frühdienst, Spätdienst, Nachtdienst usw. und die jeweiligen Zeiten dieser Dienste für das gesamte Team hinterlegen. Wenn Du wissen möchtest, wer der Administrator ist, verwende im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Dein Team”. Er/sie wird dort angezeigt. Wenn Du selber der/die Erste Deines Teams bist, der/die HLth.care verwendet, bis automatisch Du selber der Admin.

Dienstarten und Zeiten einstellen

  • Verwende im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Dienstzeiten”.
  • Bearbeite die vorgegebenen Dienste, lösche sie mit einer Wischgeste aus der Liste oder füge über das Pluszeichen oben rechts neue Dienste hinzu.
  • Erfasse Teildienste als zwei  getrennte Dienstarten. Weitere Infos dazu
  • Weise allen Diensten eine Farbe zu – verwende am besten die Farben, die sie auch auf Eurem Original-Dienstplan haben.
  • Versuche Farben zu wählen, die auf dem Gesamtplan des Teams miteinander harmonieren.
  • Wenn Du dunkle Dienstfarben verwendest, nutze gleichzeitig helle Schriftfarben für das Kürzel im Teamdienstplan.
  • Jede Dienstart muss eine eigene Farbe haben. Du erhältst eine Fehlermeldung, wenn Du Farben mehrfach verwendest.
  • Die kannst mit Hilfe der Farbcodeeinstellung durch kleine Veränderungen der Codezahl hinter dem “#” jedoch Abstufungen in kaum wahrnehmbaren Nuancen erreichen.
  • Es gibt im Internet eine ganze Reihe von Farbschema-Generatoren. Sie helfen Dir dabei, miteinander harmonisierende Farben zu verwenden. Dieser hier von Adobe ist zum Beispiel sehr schön.
  • Du kannst beliebig viele Dienstarten anlegen.
  • Speichere jede erfasste/geänderte Dienstart oben rechts über das Diskettensymbol ab.
  • Vergib für jede Dienstart einen eindeutigen Dienstnamen z.B. “früher Frühdienst”, “später Frühdienst”, “Spätdienst” und eine eindeutige Abkürzung z.B. “F1”, “F2”, “SD”. Die Abkürzung wird später in der Teamdienstplan-Übersicht verwendet, der Dienstname wird in Deinen Kalender eingetragen.
  • Tipp: Da einige Teammitglieder ihren Dienstplan mit Freunden/der Familie teilen werden, verwende Dienstnamen, die auch diese externen Personen verstehen können. Also besser “früher Frühdienst” als “fFD” als Langname.
Hiermit stellst Du als Admin Deines Teams alle Farben ein
Verwende helle Schriftarten für dunkle Dienstfarben und umgekehrt

 

 

Wenn in Deinem Betrieb eine Vereinbarung zwischen Betriebsrat und Unternehmensleitung getroffen wurde, dass der Dienstetausch der Mitbestimmung unterliegt, unterstützt Dich HLth.care bei der leichten Umsetzung dieser Anforderung. Der Dienstetausch wird erst nach der Bestätigung durch Eure Personalvertretung wirksam.

So richtest Du die HLth.care App für Deine Personalvertretung ein

  • Verwende im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Team Einstellungen”
  • Wähle bei “Personalrat” aus der Liste einen bestehenden HLth.care User  als  Deinen zuständigen Personalvertreter aus. Dieser muss fortan alle Tausche im Team freigeben, bevor sie wirksam werden. Ist Dein Personalrat noch kein HLth.care User, sende ihm eine Einladung. Benutze dazu nicht die Teameinladung, sondern den Link “Empfehlen” auf der “Home” Seite, da der Personalrat in der Regel nicht Mitglied Deines Teams sein wird.
  • Besprich gegebenenfalls mit Deinen IT-Fachleuten im Haus, wie sichergestellt werden kann, dass Dein Personalrat immer für Euch erreichbar ist, wenn Ihr eine Freigabe von ihm benötigt. Ihr könntet hierzu mit einem E-Mail Sammelaccount arbeiten oder auf dem Mailserver Eurer Organisation eine Regel hinterlegen, die die Zustellung an einen verantwortlichen/diensthabenden Personalrat zu jeder Zeit garantiert.
  • Voraussetzung dafür, dass der Personalrat die Freigabe erteilen kann, ist eine einmalige Vereinbarung Deiner Organsiation mit HLth.care. Wende Dich hierzu an steve@hlth.care. Die Nutzungsgebühr beträgt 1,0 Healthcoin pro Monat und User (derzeit 0,25 € bzw. 0.29 CHF).
  • Wenn Du zusätzlich oder ausschliesslich eine Freigabe der Tausche durch die Teamleitung oder Planungsverantwortliche einrichten möchtest, verwende als Team Administrator im Menü “Team” oben rechts in der Ecke das Untermenü und wähle dort “Deine Teammitglieder”. Wische bei der gewünschten Person über die Teamrolle (Admin, Mitglied, Organisator, Admin/Orga) und tippe auf das Drei-Punkte-Icon. Jetzt kannst Du die Rolle “Organisator” oder die Doppelrolle “Admin/Orga” an diejenigen Teammitglieder vergeben, die Tauschfreigaben machen können sollen.
  • Voraussetzung dafür, dass ein oder mehrere Organisatoren die Freigabe erteilen könen, ist eine einmalige Vereinbarung Deiner Organsiation mit HLth.care. Wende Dich hierzu an steve@hlth.care. Die Nutzungsgebühr beträgt 1,0 Healthcoin pro Monat und User (derzeit 0,25 € bzw. 0.29 CHF).

 

 

Was für Betriebsräte wichtig ist

HLth.care ist ein Mitarbeiter System und kein Klinik System! Es wurde als Selbstorganisationsmittel für das bequeme Management eigener Kalendereinträge mit beruflichem Kontext geschaffen und für das Teilen dieser Kalendereinträge mit den Kolleginnen und Kollegen desselben Teams. Insofern gehört es zu einer neuen, vollständig neu gedachten Softwaregeneration. Ähnlich wie bei Gratis-Messengern bildet man Gruppen mit Gleichgesinnten, denen man entweder beitreten kann, oder auch nicht. Die Administration dieser Gruppe obliegt einer von der Gruppe bestimmten Person aus der Gruppe. Anders, als bei gratis Messengern, wird HLth.care aber weder durch Werbung, noch durch den Verkauf von Userdaten finanziert und anders als bei Gratis-Messengern, werden auch keine Daten von den Smartphones der User gestohlen. Damit alles dennoch finanzierbar bleibt, können die Teams ihren Arbeitgeber bitten, sich an der Finanzierung zu beteiligen.

Neben dem leichten Verwalten und Teilen von Diensten, unterstützt und erleichtert die App weitere pflegespezifische Aufgaben der Team-Organisation. Insbesondere auch solche, die den Mitarbeitern vieles vereinfachen. Beispielsweise können strukturiert Frei und Dienstwünsche an die Teamleitung übermittelt werden. Diese Funktion steht aber nur zur Verfügung, wenn das Team sich einig ist, sich mit dem Arbeitgeber (in dem Fall auf Ebene Teamleitung/Stationsleitung) zu konföderieren und seinerseits die entsprechenden Freigaben in der App selber vornimmt oder uns als Hersteller damit beauftragt. Der Arbeitgeber seinerseits kann hier auf keine Daten zugreifen, die nicht von Mitarbeitern freigegeben wurden. Übrigens werden sozusagen keine personenbezogenen Daten benötigt, um die App nutzen zu können. Systemseits reicht eine validierte E-Mail Adresse, geschützt durch ein Login Passwort.

Natürlich ist es sinnvoll, dass Mitarbeiter zur Identifikation im Team ihre Namen und ihre Qualifikation hinterlegen – die App funktioniert aber auch ohne diese Daten. Wir sammeln als Hersteller keinerlei Daten und haben das in einer umfassenden Datenschutzerklärung formuliert, die in der App abrufbar ist. Die Daten werden hochverfügbar und sicher verschlüsselt in AWS-Rechenzentren in der EU verarbeitet. Wir benötigen diese vielleicht etwas überdimensioniert scheinende Rechenleistung und die Webservices, um beispielsweise einen flüssigen Teamchat in Echtzeit anbieten zu können. Neben einer End-zu-End Verschlüsselung, wie sie auch beim Onlinebanking Standard ist, haben wir darüber hinaus die Benutzerkennung vom Namensserver getrennt. Für den nach menschlichem Ermessen derzeit hochgradig unwahrscheinlichen Fall, dass jemand eine Technologie entwickeln würde, die Chat-Verschlüsselung zu knacken (unsere Verschlüsselung ist dieselbe, die heute beispielsweise von Regierungen für die Verschlüsselung von Daten der höchsten Geheimhaltungsstufe zugelassen ist), könnte dann er vielleicht mitlesen, was gechattet würde, aber nicht von wem! Die Chatmitglieder bleiben anonym. Anders ausgedrückt: technisch sicherer geht’s derzeit nicht.

Wenn Fragen sind, können uns Betriebsräte gerne jederzeit kontaktieren. Wir spielen da vollkommen mit offenen Karten und freuen uns, die Bedürfnisse der Personalvertreter einzubeziehen.

So kannst Du Dein gesamtes Pflegeteam in die kostenlose HLth.care App einladen.

  • Wähle im Menü “Team” oben rechts das Detailmenü und
  • im Detailmenü wähle den Menüpunkt “Deine Teammitglieder”
  • Wähle “Mitglieder hinzufügen”
  • Entscheide Dich für einen Transportweg Deiner Nachricht – zum Beispiel als WhatsApp Nachricht, E-Mail oder SMS.
  • Fertig. Dein Teamkolleg*inn können nun der Einladung folgen und landen dann AUTOMATISCH in Eurem gemeinsamen Stationsteam in der HLth.care App

 

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