HLth.care macht es Dir als Teamleitung leichter

HLth.care erleichtert Dir die Arbeit im Ausfallmanagement als Teamleitung doppelt: Einmal dadurch, dass Du strukturiert in einem digitalen Ausfallmanagementprozess vorgehen kannst und dann dadurch, dass durch die Prämien die Bereitschaft der Teammitglieder einzuspringen steigt. Als Teamleitung, bei HLth.care heisst sie „Organisator“, kannst Du Deinen Mitarbeitern eine individuelle Prämie zukommen lassen, wenn sie einen zusätzlichen Dienst übernehmen.

Bei Ausfall E-Mail

Und so gehts: Im Falle des Ausfalls eines Teammitglieds erhältst Du als Organisator eine Nachricht per E-Mail. Darin ist ein Link, der Dich in das HLth.care Managementportal führt. Melde Dich hier mit denselben Daten an, die Du auch in Deiner HLth.care App nutzt. Wenn mehrere Organisatoren für das Team eingerichtet sind, erhalten alle Organisatoren die Mailnachricht. Der Bearbeitungsstand ist für alle im Portal sichtbar. Eine Gefahr doppleter Bearbeitung besteht nicht.

Arbeite im Management Portal

Unten siehst Du die Maske, in Du als Organisator für ausgefallene Dienste Ersatz organisieren kannst. Im Beispiel fallen sechs Dienste aus. Du entscheidest, ob und wer Dienste übernimmt und wie viele Coins als Prämie ausbezahlt werden.

Geldprämien für Deine Leute

Sobald Du diese Eingaben speicherst, ändern sich die Dienstkalender der Teammitglieder. Falls Du Prämien Coins vergeben hast, füllen sich die Konten der Teammitglieder entsprechend. Vereinbare mit Deiner Personalabteilung zuvor den Rahmen, in dem Du HLth.coins als Prämien für das Einspringen gewähren darfst. Die Coins sind echstes Geld wert. Den Kurs zu Deiner nationalen Währung findest Du in der App.  

Ungeplante Abwesenheiten melden

Mit HLth.care kannst Du Deiner Teameitung (= Organisator) per App mitteilen, wenn Du ungeplant abwesend sein wirst. Den Grund dafür (Krankheit, Unfall, Trauerfall, Kind krank usw.) musst Du in einigen Ländern gegenüber der Teamleitung nicht unbedingt offenlegen. Die App hindert Dich aber nicht daran, das trotzdem zu tun, wenn Du möchtest. Deine Teamleitung erhält eine Nachricht und kann dann für die Dauer Deines voraussichtlichen Ausfalls Ersatzpersonal organisieren, falls welches notwendig ist. Hierzu nutzt sie das HLth.care Management Portal am Desktop Computer oder mit ihrem Smart Device. Du kannst zusätzlich freiwillig und optional auch Deine Teammitglieder über Deine ungeplante Abwesenheit informieren. Der Chattext hierfür wird vom System generiert und Du musst ihn nicht selber eintippen. (Bild oben)  Wenn Du Dich ungeplant abwesend gemeldet hast, wird das auch in Deinen persönlichen Dienstkalender eingetragen. Im Teamdienstplan und auf dem Infoscreen wird bei den betroffenen Diensten ein Warnsymbol eingeblendet. Sobald der Ausfall im Managamentportal bearbeitet wurde, werden die ausgefallenen Dienste im Dienstkalender ausgeblendet. Dieselbe Darstellung findest du auch auf dem Monitor Infoscreen, dem Dienstkalender für Euer Dienstzimmer.  Mit dieser Darstellung hat das Team nun z.B. die Möglichkeit, Arbeit umzuplanen, wenn Krankmeldungen kurzfristig eingehen. Das kann ja auch nachts um 3:00 Uhr passieren und schon den nächsten Frühdienst betreffen. Team und Leitung werden zeitgleich informiert – die Leitung aktiv per Push-Nachricht und E-Mail, das Team passiv durch das Ausfall-Icon. Wie schon bisher KANN das Team auch aktiv im Chat benachrichtigt werden, wenn der/die ausfallende Kolleg*in die Ausfallmeldung entsprechend freigibt.

Krankmeldungen

Du kannst ein Handyfoto von Deiner Krankmeldung machen und eine Information darüber auf einem speziell gesicherten Kanal an die Personalabteilung senden. Wir sichern das Bild mehrfach gegen Einbruch und Diebstahl. Nur eine speziell von Deinem Arbeitgeber/Personalchef autorisierte Person, die wiederum vom Team Admin hinterlegt werden muss, kann die Krankmeldung einsehen, abholen und im System löschen. Geschieht Letzteres nicht, löscht das HLth.care System das Bild von Deiner Krankmeldung selbständig und dauerhaft, dass heisst nicht rekonstruierbar und unwiederbringlich. Doch auch wenn Du noch keine ärztliche Bescheinigung hast, ist der Krankmelde-Prozess auf diesem Wege möglich. Deine Teamleitung wird in beiden Fällen (mit/ohne Bescheinigung Deines Arztes) darüber informiert, dass Du ungeplant abwesend sein wirst.

Und so geht es

• Wähle im Hauptmenü Deiner HLth.care App den Menüpunkt „Arbeitgeber“
• Wähle nun in der Liste „Abwesenheitsnachricht“
• Stelle das Startdatum und das voraussichliche Ende Deiner ungeplanten Abwesenheit ein, indem Du jeweils in die entsprechenden Felder tippst. Es erscheint dann eine Datumseingabe.
• Wenn Du ein Foto einer ärztlichen Krankheitsbescheinigung hochladen möchtest, tippe in dieses Feld. Es öffnet sich dann Deine Kamera bzw. Dein Fotoalbum. Wähle das Bild mit dem Arztzeugnis aus oder erstelle eines davon. Wenn es Probleme gibt, lies unten weiter bei „Falls etwas nicht funktioniert.“
• Optional kannst Du eine Nachricht an Deine Teamleitung (bzw. alle Organisatoren des Teams) eintippen.
• Verwende den Schiebeschalter über dem Textfeld, wenn Du dieselbe Nachricht auch an Dein Team senden möchtest.
• Tippe auf „Absenden“ und erhalte eine Quittung über den erfolgreichen Versand der Nachricht.

 

Krankmeldungen an freien Tagen

Wenn Du an freien Tagen oder im Urlaub krank wirst, hat das eventuell Auswirkungen auf Dein Arbeitszeitkonto. Über die HLth.care App informierst Du darum die Personalabteilung über den Zeitraum der Krankmeldung und reichst diese per App ein.

Organisatoren und HR-Manager

Organisatoren und HR-Manager erhalten eine Nachricht per E-Mail, wenn Teammitglieder die Abwesenheitsfunktion genutzt haben. Darin befindet sich ein Link zum HLth.care Management Portal. Benutzername und Kennwort sind dieselben, die auch für die App verwendet werden (=HLth.care Account). Im Portal können die anstehenden Aufgaben selbsterklärend abgearbeitet werden. Doch auch wenn Du noch keine ärztliche Bescheinigung hast, ist der Krankmelde-Prozess auf diesem Wege möglich. Deine Teamleitung wird in beiden Fällen (mit/ohne Bescheinigung Deines Arztes) darüber informiert, dass Du ungeplant abwesend sein wirst.

Falls etwas nicht funktioniert

• In den Grundeinstellungen Deines Smartphones musst Du zum Hochladen von Dokumenten der App den Zugriff auf deine Fotos erlauben.
• Ausserdem muss in Deinem Team ein HR-Manager eingestellt sein, also jamand aus Eurer Personalabteilung, der Dein Dokument zugestellt bekommt.
• Ist hier niemand hinterlegt bekommst Du eine Fehlermeldung wenn Du eine ärztliche Bescheinigung hochladen möchtest. Wende Dich dann an Deinen Teamandminstrator (Menü „Team“ => Menü Icon oben rechts „Deine Teammitglieder“. Die notwendige Einstellung kann von allen vorgenommen werden, die „Admin“ oder „Admin+Organisator“ sind. Wichtig: Der HR-Manager benötigt auch einen HLth.care Account. Lade ihn ein, einen solchen zu erstellen.
• Tipp: Solltest Du in einem kleinen Betrieb arbeiten, in dem der Team Organisator gleichzeitig der Empfänger von ärztlichen Krankmeldungen ist, kann der Team Admin einfach den Organisator/Chef als HR-Manager hinterlegen.