FAQ

Leichter zusammenarbeiten

Aller Anfang ist leicht (2)

Excel-Tabelle mit allen Funktionen und Mindestvoraussetzungen für ihre Nutzung in neuem Fenster anzeigen.

«HLth.care Team» ist eine App für die Zusammenarbeit. Nachdem Du die App installiert und die ersten Einstellungen vorgenommen hast, wirst Du sicher beginnen, Deine Teamkolleginnen einzuladen. Nach und nach lernst Du eh alle Vorzüge der App kennen. Hier ein paar Praxistipps zum Einstieg. => Die Einladung der Teammitglieder erfolgt über das Punkte-Icon im Teamchat.

Der Grundgedanke

Arbeit im Gesundheitswesen ist Teamarbeit. Teamarbeit erfordert Koordination. Die herkömmliche Koordination in einem Schichtdienst-Team ist relativ aufwändig. Pro 44 User, die unsere App einsetzten, ist die Entlastung so gross, dass quasi Kapazitäten für eine ganze Stelle zusätzlich zur Verfügung stehen. Davon profitieren alle. Die Userinnen und User, die Patientinnen und Patienten, der Arbeitgeber als Organisation, letztlich die gesamte Gesellschaft. Klingt vielleicht pathetisch, ist aber so.

Dienste Eintragen

Die Funktionen der HLth.care App basieren auf zwei Basis-Services; dem Team-Chat und dem Dienstplan. Der erste Schritt zur Nutzung der App liegt darin, die eigenen Dienstarten und Dienstzeiten festzulegen, um sie später nutzen zu können. Diese Einstellung kann der Team-Admin über das Punkte-Icon im Menü [Team] vornehmen. => Die Einstellung der Teamrollen „Admin, Organisator, Teammitglied“ erfolgt über das Punkte-Icon im Teamchat, [Mein Team].

Alle Teammitglieder können danach ihre Dienstpläne sehr leicht in der App erfassen. Hierfür im Menü [Meine Dienste] auf das + Zeichen tippen, eine Dienstart und dann alle Daten eines Monats auswählen, für die diese Dienstart eingetragen werden soll. Die Dienste werden in der App und im eigenen Smartphone-Kalender gespeichert und mit den Teamkolleginnen in der App geteilt. Änderungen werden sofort für alle Teammitglieder im [Teamkalender] sichtbar. Somit hat jedes Teammitglied stets einen tagesaktuellen Teamdienstplan zur Verfügung.

Der eigene Dienstplan kann mit der Partnerin/dem Partner geteilt werden. Hierfür steht unter [Home] [Einstellungen] [Kalendereinstellungen] die Funktion [Kalender teilen] bereit. Nutzen beide Partner ein iPhone/iPad, wird der HLth.care Kalender direkt in der iOS Kalender App freigegeben. Änderungen im eigenen Dienstplan werden auch im Partnerkalender geändert.

Es ist sehr wichtig, dass alle möglichst Teammitglieder ihre Dienste über die App eintragen, da viele automatisierte und damit zeitsparende Funktionen auf den Dienst-Informationen beruhen. Das Eintragen der Dienste im Menü [Meine Dienste] ist sehr leicht und dauert für einen ganzen Monat nur 15 Sekunden.

Profilbilder antippen

Wenn man irgendwo in der App auf ein Profilbild eines Users tippt, öffnet sich der Berufsausweis der betreffenden Person. Euren eigenen Ausweis könnt ihr auf der Home-Seite öffnen und bearbeiten. Wer diese Berufsausweis Daten dann sehen kann, legt Ihr in den Datenschutzeinstellungen fest.

Neben den Kontaktdaten könnt Ihr auch berufliche Skills hinterlegen. Was man damit machen kann? Würdet Ihr zum Beispiel jemanden suchen, der jetzt gerade im Dienst ist und Euch bei der Übersetzung in [irgendeine Sprache] helfen kann, dann könnt Ihr den im [Mehr] Menü unter [Unterstützung finden] finden. Das gilt nicht nur für den spontanen Dolmetscherdienst, sondern auch für alle pflegerischen Skills.

Telefonnummer freigeben?

Jeder sollte im Berufsausweis eine Telefonnummer hinterlegen. Wer keine private- oder Mobiltelefon-Nummer angeben möchte, kann hier auch einfach seine dienstliche Nummer hinterlegen. Das ist viel besser, als das, was viele neue User fast schon reflexartig tun, nämlich die eigene Smartphonenummer einzutragen, sie dann datenzuschützen. Damit wäret Ihr dann nämlich telefonisch unerreichbar. Telefonnummern kann man übrigens in der App antippen und schon telefoniert das Smartphone los.

Nachrichten von Teammitgliedern an ihre Leitung

Im [Mehr] Menü gibt es die [Mitteilung an Organisatoren]. Hier kann man im Standard als Teammitglied Frei- und Dienstwünsche an seine Teamleitung übermitteln. Die erhält dann eine Mail-Nachricht mit einem Link zum HLthCare Portal. Darin kann die Leitung dann die Eingaben bearbeiten und ein Feedback eintippen. Dieses Feebback wird per Push-Nachricht an das Smartphone des Absenders, also an das Teammitglied, geschickt.

Was ganz Besonderes: Teamleitungen können im Portal beliebige weitere Kategorien für ihr Team anlegen, damit die Teammitglieder auch andere datumsbezogene Nachrichten schicken können. Beispiele: Urlaubswünsche, Dienstreisen, Weiterbildungen, besondere Vorkommnisse, Ostern/Pfingsten – Weihnachten/Silvester arbeiten…

Die Infos liegen übersichtlich im Portal und müssen nicht mehr von Kühlschrankzetteln, Whiteboard-Listen oder aus E-Mails zusammengetragen werden. Wieder Aufwand gespart.

Trankmeldungen und Ausfallmanagement

Die Stärke der App liegt darin, Teamprozesse zu unterstützen. Das unterscheidet sie von reinen Dienstplan-, Chat- oder Intranet-Apps.

Ein relativ häufiger Prozess ist das Management ungeplanter Abwesenheiten. Hierfür gibt es im [Mehr] Menü eine Funktion, mit der sich Teammitglieder „krank“ oder eben ungeplant abwesend melden können.

Die Information wird sofort im Teamkalender sichtbar. Den gibt’s in der App, als wandhängenden Screen und im Management Portal. Die betroffene Mitarbeiterin entscheidet, ob sie ihrer Abwesenheitsmeldung eine persönliche Nachricht an die Teamleitung zufügen möchte; „Habe Fieber und Kopfschmerzen“ oder so. Optional kann die Abwesenheitsmeldung auch in den Teamchat gepushed werden. Dazu braucht es nur einen Fingertipp. Der Chattext wird dann vom System generiert.

Die Teamleitung wird per Mail benachrichtigt und im Portal in einen Ausfallmanagement-Prozess geführt. Hier kann sie eigenes Ersatzpersonal disponieren oder eine Aushilfe beim Springerpool bestellen, falls der vorhanden ist. Alle Kommunikationsprozesse erledigt das System dann in jedem Fall wieder selbständig und alle Kalender werden angepasst. Wir haben die durchschnittliche Zeitersparnis für diesen Prozess gemessen: 1:37 Stunde pro Ausfallmeldung! Wenn alle mitmachen, dauert das gesamte Ausfallmanagement unter 5 Minuten.

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