FAQ

Leichter zusammenarbeiten

Arbeitszeiterfassung (3)

Arbeitszeiterfassung und Zeitkorrekturen sind Premium-Funktionen, die in der Grundlizenz Deines Arbeitgebers enthalten sind.

Arbeitszeiterfassung

Der Europäische Gerichtshof EUGH hat am 15. Mai 2019 entschieden, dass alle Arbeitgeber in der EU ihren Angestellten ermöglichen müssen, ihre Arbeitszeiten erfassen zu können. Wir haben hierzu schon länger ein Konzept entwickelt, die Arbeitszeiterfassung mit der HLth.care Team App zu zu unterstützen. Das wurde jetzt umgesetzt.

Neben einer vollständig automatisierten Arbeitszeiterfassung (siehe weiter unten) können auch manuelle Kommen- und Gehenbuchungen gemacht werden – auf dem Home Screen der App oder sogar ohne die App öffnen zu müssen (siehe Arbeiten mit Home-Screen App und Widget ebenfalls weiter unten).

Die Buttons für die Kommen- oder Gehen-Buchung stehen acht Stunden vor und nach geplanten Diensten zur Verfügung.

Du musst als User zuvor in den Datenschutzeinstellungen zustimmen, ob du Zeitkorrekturen-Funktionen nutzen und damit Daten an deinen Arbeitgeber weitergeben möchtest. Bevor die Einstellung wirksam wird, muss auch Dein Arbeitgeber seine Zustimmung in seinen Datenschutzeinstellungen geben. Wie schaltet man den Arbeitgeber frei?

Wenn es gerade nichts zu erfassen gibt, oder du die Funktion nicht freigeschaltet hast, sind die Buttons nicht zu sehen. In dem dargestellten Beispiel wurde durch das System eine automatische Kommen-Buchung zum vorgesehenen Arbeitsbeginn vorgenommen. Beendet der User seinen Arbeitstag nun früher oder später als vorgesehen, kann mit dem roten Button eine manuelle Gehen-Buchung ausgelöst werden. Wird dieser Button nicht benutzt, bucht das System zum Ende der regulären Arbeitszeit automatisch.

Arbeiten mit der Home Screen App

Du kannst einige HLth.care Funktionen nun auch benutzen, ohne die App überhaupt zu öffnen. Für die Arbeitszeiterfassung stehen dir zwei super leicht zu erreichende und zu super leicht zu bedienende Funktionen zur Verfügung. Die Home Screen App ist eine davon, das HLth.care Widget die andere.

Öffne die neue Home-Screen App mit verstärktem Druck auf das App-Icon. Tippe auf den Kommen-oder Gehen-Button, um die Arbeitszeit zu erfassen.

Du kannst pro Dienst beliebig viele Kommen- und Gehenbuchungen dokumentieren.

Die Home-Screen App lässt Buchungen frühestens 8 Stunden vor deinem Dienst und 8 Stunden nach deinem Dienst zu, den du für den betreffenden Tag eingetragen hast.

Wenn es gerade nichts zu erfassen gibt, oder du die Funktion nicht freigeschaltet hast, sind die Buttons inaktiv oder gar nicht zu sehen. In dem Fall siehst du deinen nächsten Dienst, den du in deinen Kalender eingetragen hast.

Arbeiten mit dem Arbeitszeit-Widget

Eine weitere Möglichkeit, die Arbeitszeit sehr leicht manuell zu erfassen, ist die Nutzug des HLth.care Widget. Du erreichst es auf Deinem iPhone durch eine Wischgeste auf dem ersten Home-Screen nach links. Als Android User platzierst du dein Widget einfach auf dem Startbildschirm.

Tippe dort dann auf den Kommen-oder Gehen-Button, um die Arbeitszeit zu erfassen.

Du kannst pro Dienst beliebig viele Kommen- und Gehenbuchungen dokumentieren.

Die Home-Sreen App lässt Buchungen frühestens 8 Stunden vor deinem Dienst und 8 Stunden nach deinem Dienst zu, den du für den betreffenden Tag eingetragen hast.

Wenn es gerade nichts zu erfassen gibt, oder du die Funktion nicht freigeschaltet hast, sind die Buttons inaktiv oder gar nicht zu sehen. In dem Fall siehst du deinen nächsten Dienst, den du in deinen Kalender eingetragen hast.

Raucherpausenmodus und Bereitschaftseinsätze/Pikett

Du kannst so viele Kommen- und Gehenbuchungen pro Tag machen, wie Du willst. Das ist zum Beispiel gut für Raucherpausen mit Ausstempelpflicht, aber auch praktisch für tatsächliche Einsätze bei Bereitschaftsdiensten.

Automatische Arbeitszeiterfassung

Und jetzt der Clou: Auch wenn du keine manuelle Kommen-Buchung gemacht hast, kannst du eine Gehen-Buchung machen, sobald der ursprünglich geplante Arbeitszeitbeginn erreicht wurde. Die Kommen-Buchung erfolgt dann automatisch aus deinen Plan-Daten.

Machst du gar keine Buchung, wird die Arbeitszeit komplett genau so erfasst, wie du sie ursprünglich geplant hattest. Somit wird gar keine manuelle Arbeitszeiterfassung notwendig, sie geschieht automatisch im Hintergrund und ohne, dass du auch nur einen Finger krümmst.

Wenn du in den Datenschutz-Einstellungen dein Einverständnis gegeben hast, werden deine Arbeitszeiten an deinen Arbeitgeber übermittelt. Natürlich nur dann, wenn dein Team online mit dem Arbeitgeber zusammenarbeitet. Wie schaltet man das frei?

Zeitkorrekturen

Über die HLth.care Schnittstelle können die in der App eingetragenen Dienstzeiten als Arbeitszeiten mit Beginn und Ende-Uhrzeiten an Dienstplan-Systeme übermittelt werden. User können tagesindividuelle Änderungen der im Kalender eingetragenen Zeiten machen, sobald der betroffene Dienst in der Gegenwart oder Vergangenheit liegt. Das bedeutet: Zukünftige Dienste siehst du hier in dieser Maske nicht! Deine Zeitkorrekturen werden dem Organisator im Management Portal zur Freigabe vorgelegt, bevor sie über die Schnittstelle an das PEP-System gesendet werden.

Pausenkorrekturen

Kann ein Teammitglied seine Pause aus dienstlichen Gründen gar nicht oder teilweise nicht nehmen, kann in der HLth.care App eine Pausenkorrektur um einen beliebigen Minutenwert eingetragen werden. Die Pausenkorrekturen werden dem Organisator im Management Portal zur Freigabe vorgelegt, bevor sie über die Schnittstelle an das HR- oder PEP-System gesendet werden.

Geo-Location für Arbeitszeiterfassung

Einige mobile Menschen haben sich von uns die Dokumentation ihres Standorts zum Zeitpunkt der Arbeitszeiterfassung gewünscht. Das haben wir jetzt für sie und dich eingebaut. Wie immer entscheidest du selber, ob Du das nutzt und auch, welche Daten du mit deinem Arbeitgeber teilst. Mache die Datenschutzeinstellungen einfach entsprechend deiner Wünsche.

Arbeitszeit-Reporting im Portal

Alle Daten zu Zeitkorrekturen, Arbeitszeiten und Leistungsdokumentationen, die in der App erfasst wurden, können im Management-Portal eingesehen und von den Organisatoren deines Teams dort bearbeitet werden.

Arbeitszeit-Schnittstellen

Alle Daten zu Zeitkorrekturen, Arbeitszeiten und Leistungsdokumentationen, die in der App erfasst wurden, können nach der Freigabe im Management-Portal per Schnittstelle bereitgestellt werden.

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Die deutsche Pflegepersonal-Untergrenzen Verordnung verlangt Skill/Grade-bezogene Daten der eingesetzten Mitarbeiterinnen pro Dienst und Station. Diese statistischen Daten, das heisst anonymisierte Daten, können von HLth.care per Schnittstelle bereitgestellt werden.

Patient-Nursing Ratio

In Verbindung mit Pflegerischen Partnersystemen können noch Informationen aus der Pflegeplanung einfliessen und somit eine Pflegepersonalzeit (PPZ = verfügbare Ressourcen pro Tag in Minuten) dem Pflegepersonal-Aufwand einer Station gegenübergestellt werden. Damit lässt sich schnell eine Unter- oder Überdeckung mit Personalressourcen in Bezug auf die anstehenden pflegerischen Tätigkeiten in Echtzeit oder für zukünftige Zeiträume darstellen.

Details

Anklicken zum vergrössern   Was HLth.care über die Schnittstelle liefert ist, welche Qualifikationen wann anwesend waren. Die Daten werden selbstverständlich anonymisiert. Leichter geht’s nicht. Wer dieselben Daten zum Zwecke des Pflegecontrolllings und Qualitätsmanagements auch ausserhalb Deutschlands nutzen möchte, ist herzlich Willkommen darüber mit Steve’s Nursing Success Team zu sprechen.  

Statistiken und Leistungen

Du kannst in HLth.care sehr einfach eine Statistik- und Leistungsdokumentation einrichten und als Premiumfunktion ohne zusätzliche Kosten nutzen.

Einrichten

Wähle im Management-Portal den Menüpunkt „Einstellungen“. Schalte die „Zeiterfassung“ ein und wähle eine passende Option. Wenn du deinem Team keine explizite Zeiterfassung anbieten möchtest, wähle nur „Zeitkorrekturen ein“. Erfasse danach die Leistungen, die von deinen Teammitgliedern dokumentierbar sein sollen.

Leistungen

Nachdem du als als Orga-Admin beliebige statistische- oder Leistungskategorien angelegt hast, können die Teammitglieder ihrerseits diese Positionen mit Stunden- und Minutenwerten in der App erfassen. Die erfassten Werte werden dem Organisator im Management Portal zur Freigabe vorgelegt, bevor sie über eine FHIR Schnittstelle an ein kundenspezifisches Ziel-System gesendet werden können. Es kann aber auch ohne Schnittstelle gearbeitet werden. Je nachdem, wie der Prozess ist. Als User kannst jeden Tag, an dem du einen Dienst eingetragen hast, Leistungen buchen, bis die 24 Stunden des Tages voll sind. Du wirst aber hoffentlich normalerweise weniger arbeiten müssen! Die Summe der leistungsdokumentierten Zeit wird dir angezeigt. So hast du eine optimale Übersicht.

Statistiken

Zur Argumentation mit Vorgesetzten oder für die zukünftige Planung des Personaleinsatzes benötigst Du vielleicht statistische Daten. Angenommen, Ihr müsst wissen, wie viel Zeit für Sitzwachen aufgewendet wird. Dann einfach „Sitzwache“ als Position in Eurer Team App hinterlegen und alle Teammitglieder können darauf statistische Zeitwerte buchen.  

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