Springerpool

Unternehmenseigene Springerpools haben unschätzbare Vorteile. Sie sind eine aktive Komponente bei der Bekämpfung des Fachpersonalmangels. Aspekte sind

  • Entlastung der Stammbelegschaft – kein Einspringen im Frei
  • Verlässliche Dienstpläne
  • Stunden-/tageweise Beschäftigung von Fachleuten, die sonst nicht berufstätig wären
  • Reduktion von Personaldienstleister-Kosten
  • Sicherstellung der Dienstleistungsqualität für die Kunden

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Wer bisher den Aufwand scheute, einen eigenen Personalpool für das Bedarfs- und Ausfallmanagement aufzustellen, erhält nun ein optimales Werkzeug. Wer schon einen Pool aufgebaut hat, verringert mit diesem Poolmanagement-System seine Aufwände ganz erheblich. «HLth.care Team» ergänzt bisher eingesetzte Dienstplanungssysteme um die dynamischen Teammanagement-Komponenten in der laufenden Planungsperiode und rapportiert geleistete Arbeitszeiten per Schnittstelle an PEP und HR Systeme.

Unterstützte Poolarten

  • Poolmitarbeiter haben einen festen Dienstplan, erfahren jedoch erst kurzfristig, an welchem Arbeitsplatz sie eingesetzt werden
  • Poolmitarbeiter übernehmen Dienste, die ein Poolmanager im Team ausschreibt
  • Poolmitarbeiter geben an, wann sie prinzipiell arbeiten könnten und das Poolmanagement nimmt diese Angebote an, oder auch nicht
  • Poolmitarbeiter werden über einen längeren Zeitraum von mehreren Wochen in einem Zielteam eingesetzt
  • Poolmitarbeiter haben einen festen Dienstplan mit Mitarbeiter-individuellen Dienstzeiten und arbeiten zu genau diesen Zeiten in Zielteams, die ein Poolmanager zuweist

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In maximal zwei Schritten zum Ziel

Freemium Modell: App jetzt gleich hier kostenlos downloaden und auf Android / iOS nutzen. Arbeitgeber auf Wunsch über das App Menü einbinden.

Gratis Springerpool-Modul Rollout in drei Stufen

Stufe 0 – seit März 2018
HLth.care Team App und Management Portal mit monatlichem Funktionsausbau in über 2.500 Organisationen weltweit im Einsatz

Stufe 1 – Oktober 2019
Springerpool-Manager kann das eigene Team vollständig per App disponieren. Mitarbeiter erhalten Push-Infos, Zielteams erhalten Chat Nachrichten über die Einsätze. Automatische Aktualisierung aller Dienstkalender.

Diese Praxiserfahrung werden uns nach den ersten Wochen berichtet:
1) Aufwand um 80% gesunken
2) 90% weniger Team-Chat Posts
3) Mitarbeiter und Poolmanager super zufrieden

Stufe 2 – November 2019
Team-Organisatoren können Springerpool-Unterstützung per App und Web anfordern. Springerpool-Manager kann das eigene Team auch per Web disponieren.

Stufe 3 – ab Januar 2020
Optionaler Einbezug externer Personaldienstleister oder Bildung regionaler, Organisationen-übergreifender Pools (wird entwickelt, sobald entsprechende Projektanfragen vorliegen)

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Literatur

Tipp: Das Impulspapier zur Arbeitnehmerüberlassung des Deutschen Berufsverband für Pflegeberufe spricht sich ausdrücklich für hauseigene Pool-Lösungen, vergütete Standby- Systeme usw.“ aus. Lesen

Unter dem Titel “Der Springerpool – Ihr Schutzschild gegen Personalengpässe” hat sich «PPM PRO PflegeManagement Verlag & Akademie» mit der Thematik Springerpool befasst. Lesen

So bereitest Du Deine App auf den Springerpool-Einsatz vor

Jedes bestehende oder neu angelegte HLth.care Team kann zu einem Poolteam werden. Hierfür gibt es in den Teameinstellungen eine entsprechende Einstellungsmöglichkeit.

Poolmitarbeiter*innen werden nicht auf der eigenen Abteilung eingesetzt. Sie helfen in “fremden” Teams. Um deren Dienste und Dienstzeiten disponieren zu können ist eine Voraussetzung für diese Einsätze, dass diese fremden Teams und deren Dienste im System angelegt sind.

Empfehlung

  1. Lade die Leiter*innen der Teams, denen dein Poolteam Mitarbeiter*innen entsendet, ein, ihre Teams in «HLth.care Team» anzulegen.
  2. Wichtig ist, dass in den fremden Team-Einstellungen dieselbe Organisation gewählt wird, die auch in deinem Poolteam eingestellt ist. Option “Team setzt Poolpersonal ein” muss aktiviert sein.
  3. Bitte die fremden Teamorganisatoren die Dienstarten und -zeiten einzustellen, für die dein Poolteam Einsätze leistet.
  4. Selbstverständlich können die neuen Team-Organisatoren optional auch ihre eigenen Teammitglieder zur App-Nutzung einladen und dann ebenso von «HLth.care Team» profitieren, wie Dein Pool Team.

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Ablauf der internen Personalvermittlung

  1. Die Teammitglieder des Personalpools tragen ihre Dienste wie jeder andere HLth.care User in ihren “Meine Dienste” Kalender ein. Sollte der Pool so organisiert sein, dass er nicht mit festen Dienstplänen sondern mit Springern auf Zuruf arbeitet, tragen die Teammitglieder die Daten ein, an denen sie potenziell zur Arbeit kommen könnten. Entsprechende Dienste-Stammdaten müssen zuvor im Pool-Team angelegt worden sein. Etwa so wie hier im Beispiel gezeigt.
  2. Eine Abteilung meldet dem Poolmanagement einen zusätzlichen Personalbedarf im Zuge des Ausfall- oder Bedarfsmanagements. Diese Meldungen erfolgen bis November 2019 noch über den bisher gewohnten Weg per Telefon E-Mail oder durch persönliche Absprache der Führungspersonen. Ab Version 2.2 wird der Anforderungsprozess dann ebenfalls digital in der App abgebildet.
  3. Der/die Poolmanager*in wählt im Teamkalender das Teammitglied und den Tag aus, für den ein Dienst in einer fremden Abteilung disponiert werden soll.
  4. In dem sich öffnenden Dialog wird nun das Ziel-Team und der betroffene Dienst gewählt.
  5. Das Poolteammitglied erscheint auf dem Dienstplan des Zielteams. Die Disposition des Dienstes wird dem Pool-Mitglied mit einer Pushnachricht gemeldet. Auf der Home-Seite zeigt zusätzlich eine rote Zahl am Glocken-Icon an, dass eine neue Nachricht eingegangen ist. Klickt man auf das Glocken Icon, kann die dort archivierte Nachricht über den disponierten Dienst abgerufen werden.
  6. Im Poolteamkalender wird das neue Springer-Icon angezeigt. Tippst du darauf, erweitert sich die Ansicht um die Abteilungen, in denen die Teammitglieder eingesetzt sind.
  7. Von einem Poolmanager disponierte Dienste können userseitig nicht gelöscht oder zum Tausch angeboten werden.

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So geht es nun weiter

Es freut uns sehr, Dir das neue Modul Poolmanagement vorstellen zu können. Personalpools entlasten die festen Mitarbeiter in den Teams durch ihren Einsatz ganz erheblich. Insbesondere müssen diese in ihrer Freizeit nicht einspringen wenn Not am Mann ist. Ausserdem sind Personalpools eine wunderbare Möglichkeit, Fachleuten, die derzeit sonst gar nicht im Beruf arbeiten würden, einzelne Einsatztage anzubieten. Mit HLth.care gelingt das nun sogar ohne grossen organisatorischen Aufwand.

Die weiteren Ausbauschritte werden nicht lange auf sich warten lassen. Schon im November können Teamleitungen im Rahmen des Ausfallmanagements Springer per App anfordern. Der Prozess beginnt bei der Meldung eines ungeplanten Ausfalls eines eigenen Teammitglieds – ebenfalls per «HLth.care Team» App. Im Bedarfsmanagement muss für dieselbe Anfrage kein Ausfall zu Grunde liegen.

Hast du noch Fragen? Frage steve@hlth.care.
Springerpool-Prozess als PDF downloaden

Springerpool-Organisation war noch nie so leicht wie jetzt

Praxistipp: Wer ist an welchem Einsatzort eingearbeitet?

Im HLth.care Management Portal können organisationsspezifische Fähigkeiten angelegt werden. So kannst Du in Deinem Berufsausweis dokumentieren, auf welchen Stationen und Abteilungen Du eingearbeitet bist.

Besonders, wenn die Springerpools sehr gross sind, erleichterst Du so dem Springerpool-Management die Einsatzdisposition.

In der App kann man im Menü [Mehr] [Unterstützung finden] und mit dieser Funktion alle Personen finden, die bestimmte Skills haben. Das ist auch für die Suche nach eingearbeiteten Poolmitgliedern für bestimmte Abteilungen hilfreich.